Output Management-Strategien greifen meist zu kurz

Die Printerumfrage von Dokulife mit Unterstützung des Druckerherstellers Brother, die seit 2008 Anwender, IT-Manager sowie private und berufliche Anwender zur Nutzung von Druckern befragt, zeigt auf: Viele Output Management-Maßnahmen bringen nicht oder nur kurzfristig die erhofften Effekte und auch die umfangreichsten MPS-Dienstleistungsangebote können an ihre Grenzen stoßen, weil die Unternehmen lieber die eigenen Mitarbeiter einsetzen als auf die Kompetenz des Händlers vertrauen. Manche Entwicklungen der letzten Jahre wirken geradezu paradox.

So gehört zum Beispiel das Einschränken von Farbdruck seit jeher zu den beliebtesten Druckkosten-Sparmaßnahmen in Unternehmen jedweder Größe – im Schnitt berichten 34% der Befragten, dass ihr Unternehmen diese Drucksparmaßnahme im Unternehmen etabliert hat. Gleichzeitig aber steigt der Anteil von Anwendern, die im Unternehmen auf Tintenstrahl- und Farblasergeräten drucken, während der Anteil an genutzten Schwarzweiß-Geräten sinkt. Dieser Trend gilt im Schnitt für alle Unternehmensgrößen. So ist selbst bei großen Unternehmen der Zuwachs von Farblasern laut befragten Anwendern spürbar. Gaben vor zwei Jahren noch 57% der Befragten in Großunternehmen (mehr als 1000 Mitarbeiter) an, dass sie hauptsächlich Schwarzweiß-Lasergeräte beruflich nutzen, so sind es 2012 nur noch knapp 50%. Die Zahl der Farblaser-Nutzer stieg hingegen von 26% auf 35%. Farbgeräte liegen somit trotz der Sparzwänge der Unternehmen im Trend.

Ähnlich paradox verhält es sich beim Druckvolumen. Viele Output Management-Maßnahmen zielen darauf ab, durch intelligente Verteilung von digitalen Dokumenten den Papier-Output senken. Aber aus Anwendersicht geht die Rechnung nicht auf: 78% befragten Berufstätigen haben in der Printerumfrage12 angegeben, dass sie gleich viel oder sogar mehr als noch vor zwei Jahren drucken.

Die Gründe für das steigende Druckvolumen sind zahlreich. Einige – beispielsweise das generelle Anwachsen von Informationsbergen, die dann teilweise zu Papier gebracht werden – wurden bereits in den vergangenen Printerumfragen beleuchtet. Doch das wachsende Druckvolumen ist auch ein Indiz dafür, dass klassische Output-Management-Maßnahmen zu kurz greifen. Es wird meist auf der Infrastrukturseite gespart, während das Anwenderverhalten und die Arbeitsprozesse unberücksichtigt bleiben. Die Hitliste der beliebtesten Sparmaßnahmen der Printerumfrage verdeutlicht dies. Während die Gerätekonsolidierung in der Wahrnehmung der Studienteilnehmer ganz oben steht, gehört die Mitarbeiterschulung zum intelligenten Einsatz von Multifunktionsgeräten zu den seltensten Maßnahmen im Zusammenhang mit Sparmaßnahmen im Druckbereich.

Dabei steht außer Frage, dass Gerätekonsolidierung und ähnliche Output Management Maßnahmen die Kosten senken können. Doch im Gegensatz zum dauerhaften Ertrag durch effizientere Mitarbeiter, bringen infrastrukturelle Maßnahmen meist nur Einmaleffekte, die zudem schnell verpuffen können, weil sie nicht flexibel auf sich verändernde Anforderungen angepasst werden können.

Anders sieht es bei Managed Print Services aus. Diese können die Mitarbeiter entlasten, indem die Druckeradministration an einen Dienstleister abgegeben wird. Dadurch können sich Anwender stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und somit die Effizienz steigern. Jedoch stoßen auch Managed Services an ihre Grenzen, wie die Printerumfrage12 zeigt. Während sich der Kantinenbetrieb vollständig und der Fuhrpark bis auf das Tanken in die Hände eines Dienstleister legen lassen, zeigt die Printerumfrage, dass ohne Mithilfe der Büromitarbeiter die Druckinfrastruktur in den meisten Unternehmen stillstehen würden. Denn die “letzte Meile” des Papier-Output wird unverändert per Hand betrieben: Das Bestellen, Beschaffen und Auswechseln von Verbrauchsmaterialien von Tinte und Toner.

Wenn das Druckgerät Toner oder Tinte leer meldet, ist es selbst bei großen Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern häufig selbstverständlich, dass die Mitarbeiter selbstständig die Verbrauchsmaterialien beschaffen. Erst bei noch größeren Unternehmen überwiegt die Maßnahme, eine zuständige Person für die Büromaterialien zu benachrichtigen (28% ) – trotzdem marschieren selbst dort 27% der Befragten in der Regel selbst los und holen sich die nötigen Verbrauchsmaterialien aus dem Lager. Ins Gerät eingesetzt wird Toner und Tinte selbst in Großunternehmen (mehr als 1000 Angestellte) überwiegend von den Mitarbeitern (56%). Dienstleister, die diesen Job übernehmen, sind mit 12% laut den Anwendern auch bei Großunternehmen rar gesät. Schon bei großen Mittelständlern (201-1000 Angestellte) sind Dienstleister für die Verbrauchsmaterialversorgung mit 6% gerade zu exotisch. Bei der Papierversorgung sieht es, wie zu erwarten, noch drastischer aus. Papier wird über alle Unternehmensgrößen hinweg von Mitarbeitern überwiegend selbst nachgelegt (93%).

Für Oliver Jendro, Senior Analyst Dokulife Consulting & Research, bestätigen die Ergebnisse der Printerumfrage die Erfahrungen aus Projekten. Managed Services entlasten vor allem die IT-Abteilung und das Controlling und bis zu einem gewissen Grad, etwa im Falle einer automatischen Tonerbestellung, auch die Anwender. Deshalb ist die Einführung von MPS in seinen unterschiedlichsten Ausprägungen zwar eine durchaus sinnvolle Maßnahme um Outputkosten im Allgemeinen zu senken, aber als Einzelmaßnahme greift auch diese zu kurz. Die sinnvollste Output-Strategie ist für Jendro zuerst die Druckinfrastruktur auf die Arbeitsprozesse und Anforderungen der Anwender zu optimieren, dann die Mitarbeiter entsprechend der technischen Möglichkeiten zu schulen und schließlich die Output-Infrastruktur in ein flexibeles MPS einzubinden.

Neben den existierenden Herausforderungen könnte durch den Smartphone-Boom in den nächsten Jahren noch eine neue auf die Administratoren zukommen – das standortunabhängige, mobile Drucken. Zwar geben nur 4% der Studienteilnehmer an, einen mobilen Drucker zu nutzen und 9%, dass Sie ihre beruflichen Dokumente auch gerne unterwegs drucken würden, aber für das Drucken vom Smartphone interessieren sich 11% der Befragten für eine solche Funktion, 3% drucken bereits mehrmals im Monat vom Handy. Durch die stetige Verbesserung der Business-Funktionen und die starke Verbreitung der Smartphones werden sich IT-Manager auf kurz oder lang intensiver mit dem Thema Mobiles Drucken auseinandersetzen.