Dieser Schein trügt jedoch, vielmehr ist Schatten-IT ein Problem aller Unternehmen jeder Größenklasse. Die richtige IT-Strategie verwandelt die Cloud-Technologie zu einem wirkungsvollen Instrument gegen bestehende Schatten-IT-Strukturen und kann nachhaltig helfen, diese effektiv zu beseitigen.

Neben der Veröffentlichung der aktuellen Studienergebnisse findet sich auf dem neugestalteten Cloud-Portal www.it-cloud-index.de ein Online-Benchmark-System für Anwenderunternehmen. Nach der Teilnahme am Online-Benchmark-System erhalten Unternehmen auf sechs bis acht Seiten einen direkten Vergleich ihrer Cloud-Computing-Strategie und der wichtigsten Cloud-Computing-Indikatoren ihres Unternehmens zu denen ihrer Mitbewerber in derselben Branche und Größenklasse. Der IT-Cloud-Index fungiert somit als Gradmesser für die Etablierung von Cloud Computing im deutschen Mittelstand und ermöglicht über den zeitlichen Verlauf den Anwender-Unternehmen das Ablesen möglicher Trendlinien und Tendenzen.

Schatten-IT durch die Cloud?

Obwohl der Mittelstand in Deutschland nach wie vor zögerlich den Weg in die Cloud bestreitet, zeigte bereits unser Cloud-Bericht September 2013 einen geplanten Einsatz von Cloud-Computing-Lösungen von 62 Prozent innerhalb der nächsten 12 Monate. Demnach haben die Mittelständler Möglichkeiten erkannt, die Cloud Technologie gezielt für interne Prozesse einzusetzen, um so den Fachbereichen IT-Ressourcen schneller zur Verfügung stellen zu können.

In vielen Fällen reicht jedoch der Einsatz von einzelnen wenigen Cloud Services nicht aus, um die Bedarfe der Fachbereiche abzudecken. 56 Prozent der befragten Unternehmen beziehen laut unserer Umfrage Cloud Services von externen Dienstleistern (Public Cloud), ohne Ihre IT-Organisation davon in Kenntnis zu setzen. Für Leiter der strategischen und operativen Unternehmensführung stellen diese sogenannten Schatten-IT-Vorgänge erhebliche Schwierigkeiten für den Unternehmensalltag dar. Für die eingesetzten Anwendungen liegen keine Service-Level-Agreements vor.

Des Weiteren werden diese aufgrund des geheimen Einsatzes auch nicht vom IT-Support betreut. In Kombination mit weiteren Schatten-IT-Vorgängen, wie dem Einsatz von privaten Devices für arbeitsrelevante Prozesse (49 Prozent) sowie der Nutzung von Social Software (41 Prozent), können ernstzunehmende Sicherheitsrisiken für die betroffenen Unternehmen entstehen. Heterogene IT-Landschaften im Zusammenspiel mit fehlenden Anwendungstests, Updates und Dokumentationen können die Folgen sein, wodurch letztendlich die zentrale Steuerung der gesamten IT eines Unternehmens gefährdet werden kann.

Cloud-Services stellen dabei grundsätzlich einen starken Treiber für die Schatten-IT eines Unternehmens dar. Der Einsatz von Software-as-a-Service oder Infratrukture-as-a-Service Produkten ist sehr schnell und einfach zu realisieren. Der Bezug von benötigten IT-Ressourcen bzw. Services auf Knopfdruck senkt zudem die Hemmschwelle für den Einsatz in den einzelnen Fachabteilungen, die Ihre gesteckten Ziele schnell und effektiv umsetzen müssen, längere Wartezeiten bei IT-Abteilungen werden daher bewusst umgangen.

Cloud Services erfolgreich gegen Schatten-IT einsetzen

Die Gründe für den Einsatz von Schatten-IT sollten sowohl von der IT-Abteilung wie auch von der Unternehmensführung detailliert erforscht werden. Nicht selten liefern IT-Abteilungen aus Sicht der abhängigen Fachabteilungen nicht die Services in der Qualität und Zeit, wie dies für die unternehmerischen Ziele notwendig wäre. Für Max Schulze vom durchführenden Marktforschungsinstitut techconsult stehen die IT-Abteilungen in der Pflicht, den Fachabteilungen innovative und marktgerechte Lösungen zur Realisierung der täglich anfallenden Arbeit bereit zu stellen.

„Cloud Lösungen können hier der Schlüssel zum Erfolg sein, indem die IT-Abteilungen den Mitarbeitern Cloud Services über ein eigens internes eingerichtetes Cloud-Service-Portal anbieten. IT-Abteilungen müssen sich demnach als „Cloud Service Broker“ verstehen, deren Aufgabe es ist, Cloud Services von externen Anbietern zu bewerten, auszuwählen und auf die spezifische Unternehmenssituation anzuwenden, um diese im Anschluss den eigenen Mitarbeitern anzubieten. Die Vorteile liegen auf der Hand, der Schatten-IT-Treiber Cloud Computing wird eingesetzt, um die Schatten-IT zu reduzieren.

Fachabteilungen können nach wie vor flexibel, schnell und effizient Cloud Services in Anspruch nehmen, jedoch unterliegen diese der Kontrolle der IT-Abteilungen, wodurch eine hohe Servicequalität und vor allem Sicherheit hergestellt werden kann. Zudem bietet das Cloud-Modell von Applikationen, den Infrastrukturbereich bis hin zu Entwicklerplattformen ein breites Service-Portfolio ab. IT-Abteilungen können durch dieses Modell Ihre Bereitstellungszeiten elementar verbessern und die Bedarfe Ihrer „Kunden“ völlig neu befriedigen.“

Cloud User Check

Auf Basis der aktuellen Ergebnisse stellt techconsult den Cloud User Check (www.it-cloud-index.de) zur Verfügung. Sowohl für erfahrene Cloud-Nutzer als auch Neulinge bietet das Online-Tool eine attraktive Möglichkeit, die eigene Cloud-Position mit der vergleichbarer Unternehmen ihrer Branche und Größenklasse zu benchmarken. Neben dem Cloud-Einsatzgrad gibt das webbasierte Tool Antworten auf Fragen nach der Cloud-Fitness und der Nutzenbewertung von Cloud Computing.