Office 365 ist der Prototyp der Büroanwendung aus der Cloud. Fast auf jedem Schreibtisch-PC tummelt sich die Desktop-Office-Software aus Redmond, deren Dienstleistungs-Variante Microsoft nun den Anwendern mehr und mehr schmackhaft zu machen sucht – garantiert die Cloud-Variante doch regelmäßige Abogebühren, ein wertvolles Plus in jeder Bilanz.
Nun untersuchte Gartner unter den Mitgliedern einer exklusiven Nutzergruppe, dem Gartner Research Circle, was Anwender von der Office-365-Lösung halten. 468mal wurde der Fragebogen beantwortet. Unter den Teilnehmern waren viele Multimilliarden-Unternehmen. Aber auch neun Prozent Non-Profit-organisationen machten mit. Branchenseitig lag der Fokus auf Servicefirmen (18 Prozent) und dem produzierenden Gewerbe, nur 23 Prozent der Befragten hatten unter 1000 Mitarbeiter. 57 Prozent kamen aus den USA, 43 aus EMEA. 58 Prozent ordnet sich technologisch weder als konservativ noch technologisch besonders innovativ ein, sondern schlicht als Mainstream. Befragt wurden vor allem führende IT-Experten. Nur 1 Prozent der Umfrageteilnehmer arbeitete ausschließlich für eine Fachabteilung, was bei der Panelgröße auf vier bis fünf Befragte hinausläuft. 44 Prozent der Befragten hatten zugleich geschäftliche und IT-Funktionen.
64 Prozent der Anwender nutzten danach eines der drei Office-356-Programme Enterprise, Academic oder Government. Bei weitem am beliebtesten war die Verlagerung der Anwendungen E-Mail und Kalender in die Cloud (71 Prozent), gefolgt mit jeweils über 30 Prozent von Filesharing, Dokumentenmanagement und Instant Messaging. Eigentliches Teamwork (Team- oder Community-Sites, Online-Meetings oder –Konferenzen und soziale Vernetzung) rangierten vergleichsweise weit hinten, Team Sites ist das einzige Thema aus dieser Gruppe, das mit 21 Prozent die 20-Prozent-Marke überschreitet.
Recht beliebt ist die hybride Integration von Office 365 mit stationären Applikationen. Am häufigsten erwähnen die Befragten diesbezüglich Directory-Lösungen oder den Single Sign On (53 Prozent). Immerhin 34 Prozent betreiben einige Mailfächer und Kalender auf Exchange, andere auf Office 365. 25 Prozent nutzen Lync On-Premise, vereinigen damit aber Instant Messaging auf Office-365-Basis. 18 Prozent lassen Office 365 mit Sharepoint-Anwendungen auf Azure oder On-Premise ablaufen oder integrieren die Sharepoint-Suche mit der Office-365-Suche. 16 Prozent bewerkstelligen keine dieser Integrationen, 5 Prozent andere, nicht weiter aufgeführte.
Bei produzierenden Unternehmen scheint diese Integration eine wichtigere Rolle zu spielen als bei Servicefirmen, beispielsweise nutzten 75 Prozent der Hersteller ein gemeinsames Directory oder einen Single-Sign-On (Serviceanbieter: 37 Prozent), hatten die Mail-Postfächer auf Exchange und Office verteilt (56 Prozent versus 24 Prozent bei Serviceanbietern) oder kombinierten ein stationäres Lync mit Office-365-Instant Messaging (36 Prozent, Serviceunternehmen 17 Prozent). Das hat möglicherweise mit dem höheren Sicherheitsstandard solcher Unternehmen zu tun, Informationen dazu finden sich aber in der Gartner-Studie nicht.
Gleichzeitig traten aber bei der Integration ins allgemeine Directory oder in eine Single-Sign-On-Lösung die meisten Probleme auf (27 Prozent). Eine weitere harte Nuss ist die E-Mail-Migration, hier verzeichneten 20 Prozent der Befragten Schwierigkeiten. Zu denken geben sollte Microsoft sicherlich, dass die Leistung des Service von 19 Prozent der Nutzer als problematisch befunden wurde und dass 13 Prozent die Verfügbarkeit bemängelten. Der First-Level-Support wurde von vielen Anwendern als absoluter Schlag ins Wasser betrachtet.
Besonders positiv bewerteten viele Anwender die Verfügbarkeit auf jedem Endgerät sowie fehlende Update- und Upgrade-Erfordernisse, da sich dieser Aufgaben der Serviceanbieter annimmt. Andere Anwender störte das fremdgesteuerte Update eher. Das Abo-Modell gibt aus der Perspektive mancher Anwender dem Anbieter zu viel Freiraum.
Interessante Unterschiede zeigen sich beim Vergleich der Nutzungsformen dies- und jenseits des Atlantiks: Europäische Anwender liegen bei Audiokonferenzen, Videokonferenzen und dem Ersatz der klassischen Telefonanlage durch Office365 eindeutig vorn. Der Nutzungsgrad von Instant Messaging ist mit 96 Prozent in den USA und Europa gleich hoch. Bei Online-Meetings liegt Europa (81 Prozent) nur 11 Prozent vor den USA (70 Prozent). Die Amerikaner betreiben dafür zu 26 Prozent Team-Sites, das tun nur 14 Prozent der EMEA-Anwender.
Immwerhin sind rund 63 Prozent und damit knapp zwei Drittel der befragten Anwender zufrieden mit Office 365, 21 Prozent sind immerhin einigermaßen zufrieden und nur insgesamt neun Prozent mehr oder weniger unzufrieden.
Freilich gibt es noch immer rund 28 Prozent unter den befragten Firmen, die derzeit weder Office 365 noch Microsofts Social-Media-Plattform für Unternehmen, Yammer, in Erwägung ziehen, und zwar vor allem aus Sicherheitsgründen. Der zweitwichtigste Grund besteht schlicht darin, dass die befragten Anwender mit der derzeitigen Servicelösung zufrieden sind.
Wenn Office 365 genutzt wird, müssen Anwender trotzdem einen Microsoft-Server in Betrieb haben. Bevorzugt wird hier derzeit Sharepoint, wobei Lync aufholt. Der Exchange-Einsatz geht dagegen bei Office-365-Kunden 2013 gegenüber 2010 zurück. Interessant ist, dass es eine hohe Übereinstimmung zwischen Yammer- und Office-365-Nutzern gibt: 59 Prozent derer, die Office365 nutzen, setzen auch Yammer ein, weitere 27 Prozent Yammer-Nutzer planen, demnächst auch in Office 365 einzusteigen. Wenig verwunderlich, sind Unternehmen, die sich selbst als technologisch aggressiv beschreiben, eher aufgeschlossen dafür, Office 365 zu nutzen – mehr als die Hälfte von ihnen tut es bereits. Wenn schon, dann verwenden diese Firmen den Service am liebsten gleich im ganzen Unternehmen (knapp 70 Prozent) statt nur in einzelnen Bereichen.
Gartner rät auf Basis seiner Erkenntnisse, zunächst E-Mail auf Office zu migrieren, da dies die beliebteste Office-365-Funktion sei. Die Funktionen ähneln sehr denen in Office 2013. Anschließend solle man es mit den Client-Funktionen versuchen, die äquivalent zur Client-Installation sind. Um Probleme mit dem Support rechtzeitig zu bemerken beziehungsweise zu vermeiden, empfiehlt Gartner, zunächst Piloten mit unterschiedlichen Nutzergruppen zu fahren. Hinsichtlich der Performance des Service rät Microsoft, nicht zu hohe Erwartungen zu wecken, die die Realität anschließend enttäuscht, denn anscheinend ist Office 365 häufig deutlich langsamer als Desktop- oder lokale VDI-Varianten.
Wer sich nicht auf E-Mail als Service beschränken möchte, könne es deshalb am besten, so Gartner, zunächst mit der Social-Media-Plattform Yammer versuchen. Das habe den Vorteil, dass es hier kein Pendant im Offline-Bereich und damit auch kein Vergleichsobjekt gebe, an dem der Online-Dienst ständig gemessen wird. Zudem könne man so die Wartezeit überbrücken, bis Microsoft Office 365 mit diversen neuen Funktionen, beispielsweise für die Datenanalyse und die Zusammenarbeit, angereichert hat und diese Integrationen stabil laufen.
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