Jeden Freitag spart sich Tobias B. fast drei Stunden. Das ist die Zeit, die er als Pendler insgesamt braucht, um jeden Morgen von Freising, einem Vorort von München, zu seiner Arbeitsstätte im Zentrum Münchens und am Abend wieder zurück zu kommen. Am Freitag arbeitet Tobias B. zu Hause. Ins Firmennetzwerk loggt er sich über eine geschützte Verbindung ein, Dokumente holte sich aus der Cloud. Zu Hause ist er nicht unbedingt produktiver als im Büro, aber für Anrufe seines Chefs ist er jederzeit erreichbar und die Zeitersparnis von täglich drei Stunden ist doch erheblich.
Das Beispiel ist erfunden, aber typisch für die moderne Arbeitswelt. Mitarbeiter, die regelmäßig zu Hause arbeiten, stehen nicht mehr für einen Trend, über den man viel reden müsste, sie tun es einfach. Zumindest in einigen Unternehmen. Denn nach wie vor herrscht hier eine gewisse Skepsis. Zurzeit setzen in Deutschland nur etwa ein Drittel der Unternehmen auf das Konzept Homeoffice.
Der Grund, den die Unternehmen dafür angeben, dass die Mitarbeiter jeden Tag im Büro erscheinen müssen, klingt überraschend. Viele fürchten, dass eine Art Ungleichbehandlung entsteht, wenn einige Mitarbeiter zuhause arbeiten können, andere aber nicht. Etwa, weil ihnen zuhause kein Schreibtisch zur Verfügung steht. Auch, wenn das Argument etwas seltsam erscheinen mag, in einer Bitkom-Studie sehen 63 Prozent der befragten Unternehmen, genau das als Problem. Weitere 46 Prozent fürchten, dass zuhause die Produktivität sinkt, weil für Homeoffice-Arbeiter der Austausch zwischen den Kollegen nicht mehr möglich ist.
Allerdings weisen die Prognosen nach oben. So erwarten 43 Prozent der Manager, dass in fünf oder zehn Jahren die Zahl der Homeoffice-Kollegen steigen wird. Kein Wunder, die Vorteile sind nun einmal eindeutig. Sie werden in erster Linie dann sichtbar, wenn man nicht nur auf die Produktivität sieht. Vor allem die Flexibilität, etwa bei jungen Familien, bei der Vater oder Mutter auch mal zu Hause arbeiten können wenn ein Kind krank ist, überzeugt viele Mitarbeiter.
Das bestätigt auch Mark Alexander Schulte, Senior Consultant beim Marktforschungsunternehmen IDC. Er sieht das Thema Homeoffice im Zusammenhang mit dem Trend zu Mobilgeräten: “Beide Entwicklungen werden maßgeblich auch von den Mitarbeitern getrieben. Viele wünschen sich mehr Flexibilität und stärkere Selbstbestimmung. Dazu gehört dann auch, dass sie mal zu Hause oder auch unterwegs arbeiten können. Das Notebook zu Hause, Mobilgeräte und die Cloud ermöglichen diese Flexibilität.”
Der Megatrend zu den Mobilgeräten, einst eingeleitet von Laptops, versetzt der Vorstellung vom klassischen PC-Arbeitsplatz einen Schlag. Heute wird auch unterwegs gearbeitet, sei es im Hotel, im Zug oder im Warteraum des Bahnhofs. Und schließlich gibt es noch die Co-Working-Spaces, die derzeit in allen Städten Europas entstehen. Hier kann man kurzfristig oder nur für ein paar Stunden einen Arbeitsplatz mieten.
Mitarbeiter sind heute mit Konnektivität, Mobilität und Video aufgewachsen oder vertraut. Sie nutzen die dazu erforderlichen Technologien privat und auch für die Arbeit bereits jetzt intensiv. Nun gilt es, diese Technologien und ihre Möglichkeiten in Unternehmen strategisch einzusetzen.
Eine Studie von IDC zeigt, dass für Knowledge Worker der Schreibtisch im Büro mit 45 Prozent zwar immer noch der meistgenutzte Arbeitsplatz ist, aber eben nicht mehr der einzige. Die Kollegen verbringen heute schon durchschnittlich 37 Prozent ihrer Arbeitszeit “außerhalb der Firmengebäude”. Der klassische Schreibtisch mit fest installiertem PC und großem Monitor ist zwar nicht verschwunden, aber nur noch eine von mehreren Möglichkeiten.
Windows 10 und Mobilgeräte, auf denen auch Büroanwendungen wie Office 365 laufen, tragen ebenfalls dazu bei, dass Mobile und Desktop-IT miteinander verschmelzen.
In diese Entwicklung passt auch die Gestaltung der Büroräume in modernen Unternehmen. Der Trend geht zu einem vielfältigen Angebot ganz unterschiedlicher Arbeitsplätze, die situationsabhängig genutzt werden: die bequeme Sitzecke, in der man neue Ideen ausheckt oder sich eine Präsentation ausdenkt, der leere Schreibtisch, an dem man sich mit dem Notebook einloggt oder der kleine Besprechungsraum, in dem Teammitglieder über die anstehenden Aufgaben sprechen, um einige Beispiele zu nennen.
Firmen sparen auch teure Bürofläche, wenn ein Teil der Mitarbeiter zu Hause arbeitet. Denn dann müssen letztlich weniger Arbeitsplätze aufgestellt werden. Genau darauf zielt das zurzeit in vielen Unternehmen realisierte Konzept der Workspaces. Darin gibt es keinen persönlichen Schreibtisch für den einzelnen Mitarbeiter mehr, der ja auch nur eingeschränkt benutzbar wäre, wenn der Kollege nicht da ist. Stattdessen sucht man sich täglich neu einen freien Schreibtisch, um sich dafür ein paar Stunden oder einen Tag einzurichten. Die Daten liegen ohnehin schon in der Cloud und lassen sich von jedem Arbeitsplatz aus aufrufen.
Entscheidend beim Thema Homeoffice ist, dass die Unternehmenskultur eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ermöglicht. Das Management muss darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter im Homeoffice tatsächlich ihre volle Arbeitskraft einsetzen. Und der Mitarbeiter muss darauf vertrauen, dass die Vorgesetzten auch akzeptieren, wenn die Erledigung einer Aufgabe mal etwas länger dauert.
Der Trend zum flexiblen Arbeiten dürfte in den nächsten Jahren noch deutlich stärker werden. Das hat in erster Linie mit der viel zitierten Generation der Digital Natives zu tun, die auf den Arbeitsmarkt drängt.
IDC-Berater Schulte meint: “Vor allem junge Mitarbeiter sind heute oftmals unzufrieden mit der typischen IT-Ausstattung in Unternehmen. Sie wollen flexibel arbeiten und auch ihr privates Smartphone nutzen, beispielsweise, um Firmen-Mails abzurufen.” Die Zahl der Mitarbeiter, die so wie Tobias B. in Zukunft freitags zu Hause arbeiten, wird also deutlich steigen.
Wer als Unternehmen Homeoffice für die Mitarbeiter einführt oder gestattet, folgt also einem mächtigen Trend. Dennoch gibt es dabei einige Dinge zu beachten erklärt Martina Seidl, Leiterin der Rechtsabteilung (General Counsel and Vice President Legal & Commercial) beim Fujitsu. “Generell gelten für das Arbeiten von unterwegs oder von zu Hause aus im Wesentlichen die gleichen Arbeitsgesetze wie im Büro, also vor allem das Arbeitszeitgesetz, das Arbeitsschutzgesetz und die Bildschirmverordnung”, so Siedl. Außerdem verlange das Arbeiten außerhalb des Büros vom Arbeitnehmer ein erhöhtes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein. So müsse er etwa darauf achten, dass die Arbeitszeit nicht erheblich über- oder unterschritten wird.
Seidl weiter: “Vom Arbeitgeber erfordert das mobile Arbeiten im Gegenzug grundsätzlich eine vertrauensbasierte und ergebnisorientierte Führungskultur. Die Einführung gegebenenfalls dennoch als notwendig erachtete Kontrollmöglichkeiten, zum Beispiel die Implementierung von Software zur Erfassung von Arbeitszeit und Arbeitsgegenstand, bedürfen nach dem Betriebsverfassungsgesetz der Beteiligung des Betriebsrats.”
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Es sind meist Ängste und Scheu vor der Herausforderung, die die Unternehmen zögern lässt. Dabei braucht es nur eine konsequente Methodik, um die vielen Chancen von Homeoffice und verteilten Teams nutzen zu können.