E-Mails in Unternehmen: IBM Verse agiert als persönlicher Assistent

Vom E-Mail Schmerz hin zu ‘Arbeit erledigt bekommen’

Die Diskussion um den Tod von E-Mail ist nicht neu. Mein ehemaliger Kollege Luis Suarez hat in den vergangenen Jahren ein Leben ohne E-Mail propagiert. Das Beratungsunternehmen Atos Origin kündigte an, ohne E-Mail zusammenzuarbeiten. Der deutsche Automobilhersteller Daimler hat eine Verordnung in Kraft gesetzt, die es Mitarbeitern erlaubt, E-Mails, die während des Urlaubs eintreffen, zu löschen.

Aber es gibt auch die Befürworter von E-Mail, die auf dessen Stärken hinweisen. Meiner Ansicht nach ist die Akzeptanz die größte Stärke. Im Gegensatz zu sozialen Softwarewerkzeugen weiß jeder (zumindest theoretisch), wie E-Mail funktioniert. ABER: Insbesondere die jüngere Generation ist nicht mehr “auf E-Mail”. Sie bevorzugt Kurznachrichten oder Videoanrufe.

Ich bezweifele erheblich, dass E-Mail verschwinden wird. Und E-Mail sollte auch nicht verschwinden. Es gibt unzählige Anwendungsfälle, in denen E-Mail genau das richtige Werkzeug ist, andere in denen Chatten oder soziale Netzwerke wesentlich effizienter sind. McKinsey stellt in seinem Report von 2012 “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” fest, dass verbesserte Kommunikation und Kollaboration mit sozialen Technologien die Produktivität von Mitarbeitern zwischen 20 bis 25 Prozent verbessern kann. Das richtige Werkzeug im richtigen Moment für den richtigen Zweck benutzen, heißt das Geheimrezept.

Eines ist aber sicher: Wir brauchen dringend bessere Wege, mit Mails umzugehen. Die Anwender ertrinken in der E-Mail Flut und die heutigen E-Mail-Systeme müssen dramatisch verbessert werden. Ehrlich gesagt, habe ich keine wesentlichen oder bahnbrechenden Innovationen seit den frühen Tagen von E-Mail gesehen. Stattdessen hat man einen Posteingang, der nur mit mehr und mehr Nachrichten und SPAM zugemüllt wird. Ja, es gab und gibt funktionale Erweiterungen wie E-Mail-Regeln. Google gibt ein etwas andere Sicht auf Mails und hat Verbesserungen für den privaten E-Mail-Dienst Gmail angekündigt. Ok, zugegebenermaßen war mobile E-Mail auf dem Telefon eine wirkliche Innovation – und gleichzeitig auch eine Pest. Wer kennt nicht die innere Verpflichtung, morgens während des Frühstücks oder abends auf dem Sofa nochmals schnell die Nachrichten zu checken? Aber haben wir neben diesen Dingen wirkliche Innovation gesehen? Nicht wirklich.



IBM schlägt jetzt einen neuen Weg ein, um die täglichen E-Mail-Herausforderungen in Unternehmen zu adressieren. Lassen wir die technischen Details erst einmal bei Seite und schauen uns die Vision an, die E-Mail wie wir sie heute kennen radikal transformieren könnte. Der Ansatz, der unter dem Codenamen IBM Mail Next seit einiger Zeit diskutiert wird, geht weit über traditionelle E-Mail hinaus und adressiert die wirklichen Probleme der E-Mail-Flut. Soziale Funktionen und analytische Fähigkeiten unterstützen die Anwender bei ihrer täglichen Arbeit. Heutzutage unnötig anzumerken, dass diese Funktionen nicht nur auf Computern und traditionellen Klienten verfügbar sein müssen, sondern auch auf allen wichtigen mobilen Endgeräten und Betriebssystemen.

Im Vordergrund steht bei dem neuen Produkt, das heute als IBM Verse angekündigt wird, einfache Benutzung, eine neue, klare, anwenderfreundliche Oberfläche. Einst war IBM für herausragendes Design bekannt. Denken Sie an die IBM Schreibmaschine. In den vergangenen Jahren waren dagegen die Oberflächen wie bei so vielen anderen B2B Softwareherstellern nicht immer berühmt für ihre Benutzerfreundlichkeit. Doch die Erwartungshaltung der Anwender hat sich verändert. Insbesondere Apple hat mit dem iPhone und iPad und den dort verfügbaren Apps neue Maßstäbe in punkto mobile Nutzung und Fokus auf Schlüsselfunktionen gesetzt. Dropbox, Evernote, WhatsApp und viele andere Apps erzeugen Druck auf traditionelle Softwarehersteller. Und so treibt die Schatten-IT, in der Anwender Apps benutzen, die nicht für den Unternehmenseinsatz gedacht und gemacht sind, den Wandel. Und das ist gut so!

Auch aus diesen Gründen investiert IBM signifikant in Design und eröffnet Design Centers rund um den Globus. Ja, sie haben richtig gelesen. Im Juli 2013 wurde die IBM Design Organisation mit der Mission gegründet, “alles, was wir tun, grundlegend aus dem Blickwinkel unserer Kunden zu überdenken, und die Produkte für die Bedürfnisse der Leute zu designen, die sie benutzen”. Um diese Mission zu unterstützen, hat die Organisation das IBM Design Thinking Framework entworfen, das auf Design Thinking-Methoden der Stanford-Schule basiert.



Designer folgen dem IBM Design Thinking, um die Anwender zu verstehen, neue Konzepte zu entwickeln, Prototypen zu entwerfen und sie mit Anwendern und Beteiligten zu evaluieren. Und das ist auch das Framework, das benutzt wurde, um zu prüfen und zu entwickeln, wie E-Mail verbessert werden könnte, um den Anwendern das Leben zu erleichtern. Was heißt das praktisch?

Wir werden allen von zu vielen Aufgaben gestresst, die wir zur gleichen Zeit bearbeiten sollen, dem sogenannten Multi-Tasking. Zu viele Anwendungen und Browser-Tabs sind zur gleichen Zeit offen. Viel zu oft werden wir in unserer Arbeit unterbrochen, so dass wir den Faden verlieren und uns erst wieder sammeln müssen, um an der begonnenen Aufgabe weiter zu arbeiten. Wir verlieren Überblick und Konzentration. Eine Versprechen von IBMs neuem Konzept ist es, eine hoch personalisierte, einfach zu nutzende Arbeitsumgebung für den ganzen Tag zu bieten. Wird diese Arbeitsumgebung, die heute als IBM Verse angekündigt wird, alle Anwendungen und Tabs ersetzen? Sicher nicht, aber IBM Verse kann und wird dabei helfen, den Arbeitsplatz von einigen Störungen und unnützem Müll zu säubern und stattdessen den Fokus darauf zu legen, Arbeit erledigt zu bekommen.

Multi-Tasking ist eine Herausforderung. Eine andere ist die Notwendigkeit, Aufgaben zu priorisieren, da immer viele Aufgaben gleichzeitig auf dem Radarbildschirm (und der persönlichen ToDo-Liste) sind. Und während des Arbeitstages kommen neue Dinge hinzu und es besteht die Gefahr, den Blick für die wichtigen Dinge zu verlieren. Ein intelligentes System, mehr ein persönlicher Assistent oder Sekretär denn ein klassischer E-Mail-Klient, kann helfen. Die wichtigsten Aufgaben werden definiert, angezeigt und bleiben durch das System im Blick: Aufgaben, die ich für jemanden erledigen muss, oder Aufgaben, die jemand für mich zuarbeiten sollte. Unterdessen gibt es die Technologie für solche persönlichen Assistenten, die das individuelle Verhalten analysieren, daraus lernen und den Anwender intelligent durch den Arbeitstag begleiten können.

Und was ist auch nach Jahren eine riesige Herausforderung? Noch immer erscheint uns das Finden von Informationen wie die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Das gilt insbesondere für das eigene E-Mail-Chaos, die vielen Ordner und Archive, und das trotz durchaus fortgeschrittener Suchtechnologie. Aber ein Sachverhalt ist nicht immer nur im E-Mail-System dokumentiert. Um ein komplettes Bild zu bekommen, muss man auch in andere Informationstöpfe hinein schauen und dort Informationen einsammeln. IBM verspricht mit IBM Verse ein besseres, effizienteres Finden von Informationen, das es erlaubt schnell in Suchergebnisse abzutauchen und diese effizient zu filtern. Dabei geht es nicht nur darum, einen Punkt zu finden, sondern auch intelligent durch das System Zusammenhänge aufgezeigt zu kommen, auf die man konventionell erst einmal nicht gekommen wäre. In IBM Verse werden in Zukunft insbesondere die Analytics- und Cognitive Computing-Verfahren weiter ausgebaut. So ist geplant, dass ein Nutzer dann Watson über IBM Verse zu Themen befragen kann und prompte Antworten erhält, gestaffelt nach dem Grad ihrer Zuverlässigkeit, viel schneller, als ein Kollege antworten könnte.

Heute sprechen wir über die “Sharing Economy”. Und Teilen spielt eine immer wichtigere Rolle in unserem beruflichen Alltag. Aber haben Sie schon einmal versucht, eine E-Mail-Konversation in eine Community des sozialen Netzwerkes zu überführen? Auch hier muss ein modernes E-Mail-System ansetzen und die Brücke zwischen Mail und dem sozialen Unternehmensnetzwerk schlagen, um transparente Zusammenarbeit und so bessere Ergebnisse zu erzielen, ohne die notwendige Datensicherheit im Unternehmen zu gefährden.

Diese vier Herausforderung stehen im Zentrum von IBM Verse, dem neuen Produkt und der neuen Vision der IBM für Unternehmens E-Mail: Multi-Tasking, priorisieren, finden und teilen. Klingt nach nicht viel? Da stimme ich natürlich nicht zu. Wenn ein neues, verbesserter E-Mail-Handling den täglichen Stress um diese vier Herausforderungen des Büros des 20. Jahrhunderts erleichtert, sind wir mehr als nur einen Schritt weiter.

IBM Verse ist ein Produkt, das den Markt für Unternehmens E-Mail verändert, das das Ergebnis einer 100 Millionen Dollar-Investition und bringt erstmals führende Cloud-, Analytics- Social- und Security-Funktionen zusammen, um dem Arbeiten mit E-Mail den Weg in die Zukunft zu bahnen. Das Produkt wird über IBM Softlayer in der Cloud bereitgestellt. Die Beta-Version wird ab November 2014 ausgewählten Partnern und Kunden zur Verfügung gestellt. Die Freemium-Version ist ab Ende des ersten Quartals 2015 über IBM Cloud Marketplace allgemein verfügbar. Auch für die führenden mobilen Systeme, also iOS- und Android, wird es ganz neue App-Versionen geben. Weitere Informationen zu IBM Verse finden Sie hier unter www.ibm.com/verse, unter IBM Verse Video und Demo-Video.