Experte verzweifelt gesucht? So identifizieren Sie den perfekten Kandidaten für Ihr IT-Projekt!

Die folgenden Praxistipps sollen Ihnen dabei helfen, in Zukunft die richtige Wahl zu treffen.

Nehmen Sie sich Zeit für die Bedarfsbeschreibung und das Anforderungsprofil

Natürlich können Sie sich selbst, z.B. über Ihr Netzwerk, nach einem passenden Freelancer für das Projekt umschauen. Idealerweise jedoch, lassen Sie sich bei Ihrer Suche nach freiberuflichen Experten von einem spezialisierten Personaldienstleister unterstützen. Dieser übernimmt für seine Kunden den gesamten Rekrutierungsprozess und liefert im besten Fall nur wenige, optimal auf das Projekt passende Profile.

Damit überhaupt eine erfolgreiche Rekrutierung stattfinden kann, empfiehlt es sich in beiden Fällen zunächst eine saubere Bedarfsbeschreibung und ein dokumentiertes Anforderungsprofil zu erstellen. Die Güte dieser Informationen mit Blick auf Projektinhalt und -umfang, Einsatzort, fachlichen und persönlichen Anforderungen, Zielsetzung etc. ist, aller Erfahrung nach, kriegsentscheidend für die Qualität der Rekrutierung und für die spätere Profilauswahl.

Sie sollten sich also unbedingt die Zeit nehmen, den mit der Rekrutierung betrauten Mitarbeiter bzw. Ihren Personaldienstleister mit allen relevanten Informationen zu versorgen, die das zu besetzende Projekt betreffen. Damit ersparen Sie sich von vornherein die Durchsicht einer Vielzahl kompetenzferner Profile, eine Menge Zeit und vor allem Nerven!

Der Idealprozess ist ein mehrstufiges Auswahlverfahren

Haben Sie nun eine selektierte Auswahl passender Profile von Ihrem Dienstleister erhalten oder selbst passende Kandidaten identifiziert, raten wir, die Auswahl des Kandidaten in drei Stufen erfolgen zu lassen:

1. Gewissenhafte Sichtung und Bewertung der Profile
2. Telefoninterview mit den zwei Favoriten
3. Persönliches Kennenlernen des favorisierten Kandidaten nach erfolgreichem Telefonat

Unterziehen Sie jedes in Frage kommende Freelancer-Profil einer genauen Analyse: Wie ist es um die Branchenerfahrung des Kandidaten bestellt? Wieviel Projekterfahrung hat er? Schauen Sie sich besonders eingehend die letzten zwei bis drei Projekte in der Historie des Freiberuflers an. Sind diese Ihrem Projektvorhaben analog oder zumindest ähnlich? Mit welcher Laufzeit wurden die vorangegangenen Projekte absolviert?

Auch rate ich stets zu einem Profil mit aktuellem Foto des Kandidaten. Auch wenn die Weisheit bereits etwas abgegriffen klingen mag: „Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“. Oftmals können Sie sich auf diese Weise bereits im Vorfeld eine erste Meinung darüber bilden, ob oder auch gerade wie der Kandidat zu den übrigen Teammitgliedern passen könnte. In den meisten Fällen macht es auch Sinn, sich vor Sichtung der Profile einen kleinen Kriterienkatalog zusammenzustellen und dann alle vorliegenden Profile mit Punkten zu bewerten. Das kostet in der Regel wenig Zeit, erhöht aber die objektive Vergleichbarkeit.

Produktive Telefoninterviews wollen vorbereitet sein

Haben Sie Ihre zwei Favoriten identifiziert, führen Sie am besten mit beiden ein ausführliches Telefoninterview. Mein Praxistipp hierzu lautet: Bereiten Sie das Interview gründlich vor und untergliedern Sie es idealerweise in 3 Abschnitte.

Zu Anfang stellen Sie als Kunde ihr Projekt dem Freelancer vor. Gehen Sie darauf ein, welche Inhalte das Projekt umfasst, welche Ziele in welchem Zeitraum erreicht werden sollen und was seine möglichen Aufgaben wären. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen an den Externen so differenziert wie möglich und nötig.

Geben Sie danach dem Kandidaten die Möglichkeit sich kurz vorzustellen. Der Freiberufler kann jetzt seinen Werdegang schildern, die wichtigsten Aufgaben und Erfahrungen aus den letzten ein bis zwei Projekten darstellen und idealerweise bereits einen Bezug zu ihrem Projekt bzw. den von Ihnen genannten Aufgaben herstellen. Mögliche Rückfragen zur Anforderung können gestellt und beantwortet werden.

Den dritten Teil des Telefoninterviews sollten Sie dazu nutzen, die fachliche Kompetenz und das Abstraktionsvermögen des potenziellen Kandidaten abzuklopfen. Bereiten Sie dazu Fragestellungen, kleine Fallstudien oder Fragestellungen vor, die direkt auf ihr Projektvorhaben abzielen, beispielsweise welche Testwerkzeuge der Freelancer, aus welchem Grund in Ihrem Kontext einsetzen würde.

Binden Sie neben dem Fachverantwortlichen auch den operativ Verantwortlichen für das Projekt in das Auswahlverfahren und die Interviews ein und definieren Sie im Vorfeld gemeinsam klare Zielvorgaben und Auswahlkriterien. Wir raten dazu, die Telefoninterviews mit interessanten Kandidaten in engem, zeitlichen Zusammenhang – am besten direkt nacheinander – zu führen. Auch das fördert die objektive Vergleichbarkeit enorm.

Projektbesetzung ist keine One-Man-Show

Wem eine gründliche Vorbereitung auf ein solches Interview zu aufwendig erscheint, darf nicht vergessen, dass eine Projektbesetzung keine One-Man-Show ist – der Freelancer hat, genau wie Sie, ein Informationsbedürfnis und oft auch alternative Projektangebote. Sie bewerben sich genauso um dessen Kompetenz, wie er sich um ihr Projekt. Sich nicht auf ein Telefoninterview vorzubereiten, schmälert also letztlich die Attraktivität ihres Projektvorhabens und im schlimmsten Fall ist der perfekt passende freiberufliche Experte nicht an einer Zusammenarbeit mit Ihnen interessiert. Damit wäre dann tatsächlich die Zeit aller Beteiligten vergeudet.

Die letzte Stufe des Kandidaten-Auswahlprozesses bildet, nach erfolgreichem Telefoninterview, das klassische, persönliche Kennenlernen. “Wozu ist das denn jetzt noch nötig?”, wird sich der ein oder andere an dieser Stelle fragen. Nun, aus dem Profil und im Telefoninterview konnten Sie bereits einen ersten Eindruck, besonders von den Hard Skills ihres  Favoriten gewinnen. Natürlich haben Sie auch erlebt, wie sich der Kandidat artikuliert, ob er zuhört und ob und wie er ihre Aufgabenstellung abstrahieren bzw. umsetzen kann.

Auge in Auge – so viel Zeit sollte sein

Ein umfassendes und abgerundetes Bild von einem Kandidaten können Sie dennoch nur in einem persönlichen Vorstellungsgespräch gewinnen. Hier haben Fach- und Projektverantwortliche die Möglichkeit den Kandidaten live auf Herz und Nieren zu prüfen: bringen Sie am besten eine gut vorbereitete Problemstellung bzw. eine kleine Aufgabe aus ihrem Projektvorhaben mit, so können Sie sich direkt ein Bild von der Herangehensweise des Kandidaten machen. Auch können Sie im persönlichen Gespräch erfahren bzw. erleben, wie es um die Soft Skills des Freelancers bestellt ist – passt er ins Projektteam, ist er kommunikativ, ist er empathisch, bleibt er bei Herausforderungen und hartnäckigen Nachfragen souverän oder macht ihn solch eine Situation schnell nervös?

Diese eine Stunde, die ein solches Kennenlernen höchstens in Anspruch nimmt, ist nichts im Vergleich mit dem Aufwand, den Sie im Falle einer Nachbesetzung bzw. Fehlauswahl betreiben müssen, sollte der Kandidat aus dem Telefoninterview in der Praxis irgendwie doch nicht passen. Sehen Sie die Zeit als gute Investition in eine, idealerweise, längerfristige und gewinnbringende Zusammenarbeit!