Klarheit über rechtliche und steuerliche Fragen ist eine Grundvoraussetzung für wirtschaftlichen Erfolg. Insofern sind die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – kurz: GoBD – durchaus begrüßenswert.
Erstmals stellt das Bundesfinanzministerium damit klar, was in vielen Firmen längst gängige Praxis war: Digitale Belege sind Papierdokumenten formal gleichstellt. Das bedeutet unter anderem: Papierdokumente können nach dem Einscannen vernichtet werden und der Vorsteuerabzug ist auch mit PDF-Rechnungen möglich. Soweit der gute Teil der Nachricht. Doch machen die neuen Regeln den vielen kleinen und mittleren Unternehmen sowie Freiberuflern das Leben leichter?
Bei genauer Lektüre des Schreibens, in dem das BMF Ende 2014 den Umgang mit elektronischen Rechnungen neu regelte, wird deutlich, dass die Vorschriften jetzt auch für Kleinbetriebe und Freiberufler gelten, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.
Die neuen Anforderungen stellen viele von ihnen vor ein Problem. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Reisekostenabrechnung, die in vielen Firmen völlig unsystematisch gehandhabt wird. Aber auch andere Abläufe von A wie Anlagenbuchhaltung bis Z wie Zeiterfassung werden vielerorts nicht GoBD-gerecht abgewickelt. Kein Wunder, denn weder das kaufmännische Know-how noch geeignete Werkzeuge, um den Regelungen zu entsprechen, sind in allen Unternehmen vorhanden.
Daher ist es für Freiberufler und kleine Unternehmen umso schwieriger, eine weitere neue Anforderung zu erfüllen, die das BMF mit den GoBD aufgestellt hat: künftig sollen Belege innerhalb von acht bis zehn Tagen gebucht werden. Wer bislang einfach den ganzen Monat über alle Dokumente ausgedruckt, gesammelt und am Monatsende in einem großen Umschlag an den Buchhalter oder die Buchhalterin seines Vertrauens gesendet hat, muss sich jetzt umstellen.
Zwar gibt es kaum noch Unternehmen ohne PC, doch wer sich im Mittelstand auskennt, der weiß: Integrierte kaufmännische Lösungen zur durchgängigen Unterstützung der Geschäftsabläufe von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung sind noch längst nicht selbstverständlich. Und wenn die zahlreichen kaufmännischen Belege in unterschiedlichen Programmen erstellt und verwaltet werden, ist es kaum möglich, die Vorschriften der GoBD für die elektronische Buchhaltung einzuhalten.
Vor diesem Hintergrund verwundert es wenig, dass mehr als ein Viertel der Unternehmen (27 Prozent) sich schlecht oder sehr schlecht auf die Neuerungen der GoBD vorbereitet fühlen, wie die Marktforscher von TNS Emnid mit der Studie “Bürokratie im Mittelstand” im Auftrag von Sage herausfanden. Vielmehr überrascht es Kenner des Mittelstands, dass sich 64 Prozent, also fast zwei Drittel der 400 Befragten Entscheider in kleinen und mittelständischen Unternehmen, sehr gut oder gut vorbereitet fühlen.
Wer sich in der Frage, ob sein Unternehmen bei der digitalen Buchführung GoBD-konform arbeitet, nicht auf sein Gefühl verlassen will, hat jetzt die Gelegenheit, unter diesem Link die GoBD-Fitness des Unternehmens online selbst zu prüfen. Schon nach wenigen Mausklicks wird deutlich, ob ein Unternehmen die Vorschriften der GoBD im Griff hat, oder ob Handlungsbedarf besteht. Dazu ist wichtig zu wissen: Softwareprogramme, die den Vorschriften der GoBD entsprechen, sind bereits verfügbar.
Spätestens jetzt also sollten kleine Unternehmer und Selbstständige ernsthaft erwägen, die bisherige Praxis hinter sich zu lassen und auf ein integriertes digitales System umzustellen. Zumal sie damit eine ganze Reihe weiterer Vorteile gewinnen, wie etwa mehr Transparenz über die Finanzen, überzeugende Argumente für Gespräche mit Banken, bessere Kalkulationsgrundlagen für Preisberechnungen und Investitionen oder eine effizientere Unterstützung der Auftragsabwicklung. Moderne Cloud-Lösungen erleichtern den Einstieg in eine professionelle elektronische Buchhaltung, weil sie keine teure Hardware erfordern, einfach und schnell zu implementieren sind und ohne hohe Anfangsinvestitionen einfach monatlich abgerechnet werden.
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Ihr Artikel zu diesem brisanten Thema ist sehr gelungen. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer treffen bei ihren KMU-Mandanten auf eine nicht unerhebliche Verunsicherung, wie man sich dem Thema stellen soll. Zumal der Teufel sprichwörtlich im Detail steckt. Hinzu kommt, dass offenbar viele ERP-Systeme noch nicht GoBD-konform sind bzw. noch nicht auf GoBD-Konformität überprüft wurden. Ich frage mich, was deren Kunden / Lizenznehmer dazu sagen.
Wie sind dazu Ihre Erfahrungen am Markt?