Die rechtliche Relevanz unstrukturierter Daten

Der weit überwiegende Teil (ca. 80 Prozent) der Informationen, über die Unternehmen heute verfügen, liegt in Form unstrukturierter digitaler Daten vor. Typische Beispiele sind Briefe, Geschäftsberichte, Aufstellungen, E-Mails, Präsentationen etc.. Ihre Speicherung und Archivierung erfolgt in vielen Fällen unsystematisch. Dadurch besteht die Gefahr, dass Informationen, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften bereitgestellt werden müssen, gar nicht – oder zumindest nicht fristgemäß – bereitgestellt werden können. Das kann teuer kommen.

Ein Fall zur Einstimmung: Im Jahr 2006 war ich drei Mal auf Mallorca. Im Mai und Juni privat und im November 2006 geschäftlich als Teilnehmer einer Geschäftsführerkonferenz. Den Termin hatte mein Sekretariat abgestimmt und Flug und Hotel online gebucht, die Agenda kam elektronisch als Attachment per E-Mail. In Palma de Mallorca sprach ich eine Essenseinladung aus. Nach meiner Rückkehr gab ich die Belege von Flug, Hotel, Taxi und Restaurant in die Buchhaltung. Das Ergebnisprotokoll der Konferenz wurde mir am 30. November 2006 per E-Mail zugestellt. Einen Ausdruck machten wir nicht.

Drei Jahre später: Im Mai 2009 werde ich einen Brief vom Finanzamt erhalten, das eine Buchprüfung für das Wirtschaftsjahr 2006 ankündigt. Der Prüfer wird freundlich sein und mich beim Durchsehen der Belege fragen, ob ich Mallorca mag, was ich bejahen werde. Dann wird der Prüfer nach dem Anlass der Mallorca-Reise im November 2006 fragen. Ich werde mich erinnern, dass er geschäftlich war. Der Prüfer wird fragen, ob ich das belegen kann, worauf ich sagen werde, es müsse ein Protokoll der Sitzung geben. Der Prüfer wird mich um Vorlage dieses Protokolls innerhalb angemessener Frist gemäß § 239 Handelsgesetzbuch (HGB) bzw. unverzüglich gemäß § 146 Abgabenordnung (AO) bitten.

Was wird passieren, wenn ich das Protokoll nicht oder erst Wochen später finde?

Private Mallorca-Reisen erkennt das Finanzamt selten als abzugsfähigen Aufwand an. Wenn ich nicht nachweisen kann, dass es sich hierbei um eine Geschäftsreise handelte, habe ich nicht glaubhaft gemacht, dass die Ausgaben betrieblich veranlasst waren, und muss sie wohl privat verauslagen. Als Steuerschuldner habe ich also bereits aus diesem Grund ein großes Interesse daran, das Protokoll (in Form einer elektronischen Datei) zu finden. Aber es kann noch unangenehmer werden.

Betrachten wir die Sache unter rechtlichen Gesichtspunkten:

Das Handelsgesetzbuch verpflichtet Kaufleute zur geordneten Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen für eine Dauer von sechs bzw. zehn Jahren (§ 257 HGB). Dieselbe Verpflichtung trifft Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft aufgrund der Abgabenordnung (§ 147 AO).

Gemäß § 239 Absatz 4 HGB und § 146 Absatz 5 AO können Handelsbücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen auch auf (elektronischen) Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Erfasst werden somit auch Geschäftsunterlagen in Form elektronisch gespeicherter Daten.

Zudem kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung gemäß § 147 Absatz 6 AO verlangen, dass ihr digitale Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zur Verfügung gestellt werden. Unter digitalen Unterlagen versteht man sowohl die in elektronischer Form in das Datenverarbeitungssystem eingehenden als auch die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten. Ein maschinell verwertbarer Datenträger ist ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger.

Die Paragraphen 239 Absatz 4 HGB und 146 Absatz 5 AO verlangen weiterhin, dass bei der Führung von Handelsbüchern und sonst erforderlicher Aufzeichnungen auf Datenträgern insbesondere sichergestellt ist, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit vorgelegt und lesbar gemacht werden können. Ist dies nicht möglich oder erfolgt die Vorlage handels- oder steuerrechtlich relevanter Informationen nicht rechtzeitig, kann dies folgende Konsequenzen haben:

– Die Verletzung von Buchführungspflichten kann eine Steuergefährdung nach § 379 AO darstellen. Dies bedeutet eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis 5000 Euro geahndet werden kann. Werden durch die Verletzung der Buchführungspflichten tatsächlich Steuern zu gering oder verspätet festgesetzt oder bezahlt, kann eine leichtfertige Steuerverkürzung vorliegen. Dabei handelt es sich ebenfalls um eine Ordnungswidrigkeit. Der Rahmen für die Geldbuße beträgt hier allerdings bis zu 50.000 Euro.

– Das Strafgesetzbuch (StGB) sieht in § 283b StGB für die Verletzung der kaufmännischen Buchführungspflicht eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren vor, wenn hierdurch die Übersicht über den Vermögensstand erschwert wird.

Das heißt im Ergebnis: Die Unauffindbarkeit elektronischer Geschäftsunterlagen kann empfindliche finanzielle, mitunter sogar strafrechtliche Konsequenzen haben. Besser ist es daher, solche Unterlagen auch in digital unstrukturierten Datenumgebungen wieder zu finden. Jetzt wissen Sie, was Sie zu tun haben, oder? Ordnen und sortieren! Geben wir dem Vorgang einen griffigen Namen und nehmen wir am besten gleich einen Anglizismus: Legal Data Assessment. Das wird der Renner im Jahr 2007. Versprochen!