Planung und Vorbereitung von Outsourcing-Vorhaben

Um die Vertraulichkeit des Projekts zu wahren, ist es empfehlenswert, dem RFI eine Vertraulichkeitserklärung (Non-disclosure Agreement oder NDA) beizufügen, mit dem sich der Anbieter verpflichtet, über das Projekt als solches und seine Inhalte Stillschweigen zu bewahren. Dabei sollte auch besonderer Wert darauf gelegt werden, dass die angeschriebenen Anbieter sich nicht mit in Frage kommenden Wettbewerbern über die Ausschreibung austauschen dürfen.

Anderenfalls besteht die Gefahr, dass die Leistungen in Kenntnis der Mitbewerber entsprechend günstig oder teuer angeboten werden – beides wäre nicht im Sinne einer objektiven Ausschreibung und langfristigen vertraglichen Bindung. Sinnvollerweise wird das outsourcende Unternehmen darauf hinweisen, dass eine Berücksichtigung der jeweiligen Anbieter im Rahmen des sich anschließenden Ausschreibungsverfahrens nur in Betracht kommt, wenn der Anbieter das NDA unverändert und binnen einer angemessenen Frist wirksam unterzeichnet zurücksendet.Request for Proposal

Nach Sichtung der Ergebnisse des RFI empfiehlt es sich, eine Liste von vier bis sechs Anbietern zu erstellen, mit denen das outsourcende Unternehmen in näheren Kontakt tritt. Eine größere Anzahl von Anbietern führt leicht dazu, dass der Prozess unübersichtlich und schwer handhabbar wird.

Im Rahmen des so genannten Request for Proposal (RFP) werden diese Anbieter aufgefordert, verbindliche Angebote für die Erbringung der auszulagernden Leistungen abzugeben. Damit die Angebote einerseits vergleichbar sind und andererseits als solide Grundlage für die Einschätzung der zukünftigen Auslagerungskosten dienen können, sind einige grundlegende Anforderungen an den RFP zu beachten:

• Die auszulagernden Prozesse sollten inhaltlich eindeutig und abschließend mit hohem Detailgrad beschrieben werden.
  Je genauer diese Beschreibung ausfällt, umso verlässlicher und vergleichbarer sind die verschiedenen Angebote und umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass im Rahmen der späteren Verhandlungen unangenehme Überraschungen hinsichtlich des Leistungsumfangs oder der damit verbundenen Kosten auftreten.
  Aus Gründen der Übersichtlichkeit bietet es sich an, den RFP nach den Kategorien (1) technische Anforderungen, (2) kaufmännische Anforderungen, (3) erwartete Service Level und (4) rechtliche Vorgaben zu untergliedern.


• Soweit mit dem Outsourcing aufgrund § 613a BGB im Rahmen eines Betriebsübergangs der Übergang von Arbeitsverhältnissen zu erwarten ist, sollte der RFP die betroffenen Mitarbeiter ausweisen und Konzepte zu deren Weiterbeschäftigung abfragen. Gleiches gilt für zu übernehmende Güter (Hardware, Software); hier sollte der Anbieter Vorschläge für die Kaufpreisgestaltung unterbreiten.


• Zur Vermeidung von Unklarheiten empfiehlt es sich, den geplanten Outsourcing-Rahmenvertrag dem RFP beizufügen (sei es als Entwurf oder unter Wiedergabe der Regelungen in Tabellenform) und den Anbieter aufzufordern, sein Einverständnis mit den vertraglichen Regelungen zu erklären oder etwaige Änderungswünsche bereits mit entsprechenden Formulierungen darzulegen. Dieses Vorgehen reduziert den Zeit- und Kostenaufwand späterer Verhandlungsrunden erheblich, da beide Seiten im RFP-Prozess bereits ihre rechtlichen Standpunkte ausgetauscht haben. Gleichzeitig wird mit diesem Vorgehen der eisernen Vorschrift Genüge getan, dass der Outsourcing-Vertrag stets vom auslagernden Unternehmen (und dort auch nur mit spezialisierter anwaltlicher Unterstützung) geschrieben werden sollte. Anderenfalls wird der Anbieter seinen Mustervertrag verwenden wollen, der die speziellen Anforderungen des auslagernden Unternehmens naturgemäß nicht abbilden kann. Da jedoch jedes Outsourcing-Vorhaben per se eine Vielzahl individueller Regelungen erfordert, muss ein Standardvertrag die Bedürfnisse des auslagernden Unternehmens zwangsläufig unberücksichtigt lassen.


• Um einerseits die Qualität der abgegebenen Angebote zu erhöhen und späteren Missverständnissen vorzubeugen, andererseits jedoch die Kommunikation mit den Anbietern nicht ausufern zu lassen, empfiehlt es sich, in dem RFP eine Frist zu setzen, bis zu deren Ablauf die angeschriebenen Anbieter Fragen zu dem geplanten Projekt stellen können. Sämtliche Kommunikation sollte über einen einzigen Ansprechpartner geführt werden, um auszuschließen, dass sich einzelne Wettbewerber über persönliche Kontakte einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und um später dokumentieren zu können, welche Informationen den Wettbewerbern tatsächlich übermittelt worden sind.

Der RFP stellt einen zentralen Bestandteil des Auslagerungsprozesses dar: Je detaillierter im RFP die enthaltene Leistung sowie die erwarteten Service Levels beschrieben werden und je genauer die Erwartungen an den Anbieter in rechtlicher Hinsicht formuliert werden, umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein begonnenes Outsourcing-Projekt “auf halber Strecke” verschoben oder gar gestoppt werden muss.

Auswertung der Requests for Proposal

Nach Rücklauf der jeweiligen Angebote sind diese einander gegenüberzustellen, wobei ein Schwerpunkt darauf liegen sollte, die jeweiligen Abweichungen vom RFP hervorzuheben. Ziel dieser Auswertung sollte es sein, eine weitere Einschränkung auf drei Anbieter zu erreichen, die später zu einer Präsentation ihres Konzepts und Erläuterung ihres Angebots eingeladen werden.

Grundsätzlich gilt, dass derjenige Anbieter, der sich mit seinem Angebot am engsten an den RFP hält (und seine Leistungen später auch wie angeboten erbringt), am ehesten die Erwartungen des outsourcenden Unternehmens erfüllt. Dass dieser Anbieter in der Regel nicht der günstigste Wettbewerber ist, liegt auf der Hand: Kosteneinsparungen lassen sich über Skaleneffekte und standardisierte Prozesse erreichen; diese hingegen sind mit einer individuellen Leistungserbringung nur selten vereinbar.