Planung und Vorbereitung von Outsourcing-Vorhaben

Während es im vorgehenden Artikel dieser Beitragsserie (Strukturierung von Outsourcing-Verträgen) noch darum ging, wie ein Outsourcing-Vertrag idealerweise zu strukturieren ist, beschäftigt sich der vorliegende Beitrag mit den im Rahmen der Planung und Vorbereitung von Outsourcing-Vorhaben notwendigen Schritten.

Ein Outsourcing-Vorhaben lässt sich grundsätzlich in folgende Abschnitte einteilen: Bedarfsanalyse, Request for Information (RFI), Request for Proposals (RFP), Auswertung der Proposals, Verhandlungen und Vertragsabschluss.

Mangelhafte Planung und schlechte Organisation führen regelmäßig zu der diffusen oder übertriebenen Annahme, mit dem Outsourcing-Anbieter werde nun endlich alles besser. Diese Hoffnung verbunden mit unangemessen – weil unrealistisch – hohen Erwartungen an die mit dem Outsourcing-Projekt zu erzielenden Kosteneinsparungen sind beste Voraussetzungen für eine  spätere Unzufriedenheit mit der Outsourcing-Beziehung. Vor diesem Hintergrund empfiehlt sich die Einhaltung des oben beschriebenen Ablaufs.

Bedarfsanalyse

Der Ausgangspunkt für jedes Outsourcing-/Outtasking-Vorhaben ist zwingend eine Bestandsaufnahme im eigenen Unternehmen. Folgende Fragen sollten zwingend im Vorfeld beantwortet werden:

• Welche Ziele werden mit dem Outsourcing-Vorhaben verfolgt?


• Wie hoch sind die derzeitigen IT-Kosten? Welche Kosteneinsparung soll erzielt werden?


• In welcher Qualität werden die auslagernden Leistungen derzeit erbracht?


• Welche Servicequalität ist zukünftig tatsächlich erforderlich?


• Welche Unternehmensprozesse sind als geschäftskritisch anzusehen?


• Welche Kommunikationswege sind zwingend geboten und wie können diese nach einem Outsourcing weiter aufrechterhalten werden?

Das Ergebnis dieser Bestandsaufnahme ist die zwingende Voraussetzung dafür, dass ein Unternehmen überhaupt eine solide Entscheidung über das ‘Ob’, das ‘Wie’ und den Umfang eines Auslagerungsvorhabens treffen kann. Werden solche Fragen nicht bereits im Vorfeld geklärt, werden ggf. strukturelle Probleme und technische Unzulänglichkeiten (Stichwort ‘Investitionsstau’) auf den Outsourcing-Anbieter übertragen, der jedoch solche Probleme nicht lösen kann.

Die Erfahrung zeigt, dass zahlreiche Unternehmen mit der für ein Outsourcing-Vorhaben notwendigen kritischen Selbsteinschätzung überfordert sind. Im Laufe der Zeit stellt sich in vielen Bereichen eine gewisse Betriebsblindheit ein, zu deren Überwindung es der Unterstützung von externen Beratern bedarf. So haben sich zahlreiche Unternehmen darauf spezialisiert, die für ein Outsourcing-Vorhaben notwendigen Analysen durchzuführen und in der Phase vor der Ausschreibung eines Outsourcing-Projekts qualifiziert zu unterstützen.

Request for Information

Hat sich ein Unternehmen nach Klärung dieser Vorfragen entschieden, bestimmte Prozesse an einen Dritten zu verlagern, sollte der Markt der hierfür in Betracht kommenden Anbieter sondiert werden. An diejenigen Unternehmen, die aus Sicht des outsourcenden Unternehmens am ehesten als künftige Vertragspartner in Betracht kommen, wird ein so genannter Request for Information (RFI) geschickt, in dem das geplante Projekt in groben Zügen dargestellt wird. Das outsourcende Unternehmen sollte diese Anbieter um Überlassung einer entsprechenden Unternehmensdarstellung bitten und sie gleichzeitig auffordern, einen Vorschlag für eine mögliche Herangehensweise an das geplante Outsourcing-Projekt zu erstellen.