Zentrales Signatur-Management schafft Rechtssicherheit

Durch die Modifikation des ‘Gesetzes über elektronische Handels-, Genossenschafts- und Unternehmsregister’ (EHUG) unterliegen kommerzielle, elektronische Nachrichten seit Jahresbeginn zwingenden formalen und inhaltlichen Anforderungen.

Musste ein Unternehmen in der jüngsten Vergangenheit allein in der papierschriftlichen Korrespondenz die Basisinformationen seiner Unternehmung oder seines speziellen Gewerbes und des daraus abzuleitenden Geschäftsgebarens offen legen, müssen diese Informationen seit Jahresbeginn dem Empfänger auch in der elektronischen Form der geschäftlichen Kommunikation offenkundig gemacht zu werden.

Dazu können neben Gesellschaftsform, Geschäftsführer, Geschäftsort, Handelsregisterinformationen und Registergericht auch die namentliche Nennung der Vorstände oder Aufsichtsräte gehören. Nach der aktuell überwiegenden juristischen Auslegung muss diese Erweiterung der elektronischen Korrespondenz bereits im Text (Data) der E-Mail eingebunden werden, da E-Mail-Anhänge aufgrund vielseitig existierender Technologien nicht unbedingt von jedermann geöffnet und damit eingesehen werden können.

Angesichts der oftmals aktuell prekären Lage erscheint es aber fraglich, ob und auf welchem Wege eine solch geartete Realisierung der gesetzlichen Vorgaben in großen und mittelständischen Unternehmen realistisch erscheint.

Die statische organisatorische Realität

Eine Vielzahl von Unternehmen wird versuchen, die neuerlichen rechtlichen Formalien durch statische organisatorische Anweisungen gesetzeskonform umsetzten zu lassen. Organisatorische Anweisung bedeutet in diesem Kontext, dass eine Firma die Gesamtheit Ihrer Mitarbeiter durch Rundschreiben oder sonstigen Erlass anweisen wird, spezielle E-Mail-Signaturen autark in Ihrem jeweiligen E-Mail-Client zu erstellen. In den überwiegenden Fällen wird durch die Unternehmensleitung versucht werden, dies über abgedruckte Mustervorlagen zu kanalisieren und stilistisch zu vereinheitlichen.

Statisch ist diese Art der Problembehandlung deshalb, weil firmenspezifische organisatorische Anweisungen nur einen Bruchteil des Bedarfes an E-Mail-Disclaimern abdecken können und weil spezielle Ausnahmen oder Sonderregelungen nur schwerlich generell gelingen.

Zunächst muss für einen solchen personalintensiven Prozess vorausgesetzt werden, dass alle Mitarbeiter durch das Rundschreiben oder die organisatorische Richtlinie erreicht werden und diese Instruktionen im nächsten Schritt  durch das Personal in Eigenleistung korrekt und vor allem überhaupt umgesetzt werden. Erschwerend kommt hinzu, dass ein eventuell abwesender Anteil der Belegschaft, sowie neu rekrutierte Mitarbeiter, zukünftig kaum über ein solches Informationsmedium erreicht werden können.

Weiterhin werden Sonderfälle und Ausnahmen in den seltensten Fällen individuelle Beachtung finden können, so dass hier eine Modifikation der bestehenden Vorlage seitens einzelner Personen von Nöten sein wird. In diesem Kontext ist das Risiko sehr hoch, dass Daten nicht dem Wunsch der zentral publizierten Prämisse genügen und deswegen in der Gesamtheit nicht der unternehmenskonformen Außendarstellung entsprechen werden.

Das größte Manko einer solchen statischen organisatorischen Lösung ist aber offensichtlich, dass die instruierten Mitarbeiter allein in der Pflicht stehen, die Erstellung, Kontrolle und Pflege Ihrer E-Mail-Angaben im Disclaimer umzusetzen. Dadurch wird der Mitarbeiter aber nicht nur zum Ausführenden sondern auch zur einzigen Instanz der Qualitätssicherung. Damit ergibt sich einerseits eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit, andererseits eine hohe Zeit- und Kostenintensität bei der Einhaltung der gesetzlichen Richtlinie.

Das zentrale Signatur-Management

Eine innovative und zukunftsorientierte Lösung führt zwangsläufig zu einem zentralen Management der E-Mail-Signatur, bei dem die zu publizierenden Datenformate innerhalb einer elektronischen Nachricht zentral und initiativ definiert werden können. Dabei gilt die Prämisse der dynamischen Werteverwaltung. Das bedeutet, dass die Individualdaten, die sich im Lauf der Zeit ändern (z.B. Telefonnummer oder Stellenbeschreibung), auch zukünftig ohne manuellen Aufwand die gewünschten Absenderinformationen automatisch und korrekt hinzufügen zu können. Die Unternehmensleitung legt einmalig die Form und den Inhalt der weiterzugebenden Unternehmensdaten, als auch die der individuellen Mitarbeiterinformationen fest, welche den ausgehenden E-Mails beigefügt werden sollen.

Die Automation der Mengengerüstinformationen, welche offiziell publiziert werden sollen, wird dabei auf der Grundlage einer Schablone (Template) realisiert. In dieser Schablone wird durch die Angabe von gewünschten Variablen die zentrale Darstellung der entscheidenden Informationen festgelegt, welche dann tagesaktuell an das Ende einer E-Mail transportiert werden.

Als Grundlage der Schablonen-Bewirtschaftung dient die zentrale Datenbank, auf der die Benutzerverwaltung aufsetzt. Damit ist jedes LDAP-Verzeichnis wie z.B. Active Directory, was eventuell auf der Basis eines führenden SAP-Systems gepflegt wird, nahtlos integrierbar.

Dieses Fundament der Templates eignet sich besonders, um bei größeren Unternehmen, Organisationsvereinigungen oder Dienstleistern mit mehreren Kunden verschiedene Organisationen mit unterschiedlichen Disclaimern auszustatten. In diesen Fällen können anhand von speziellen Zuordnungsdaten, die unternehmens- oder personen-spezifischer Natur sein können, verschiedensten Personenkreisen automatisch und zielgenau, dedizierte Templates zugeordnet werden. In der Praxis könnte dies ein Dienstleister sein, der die IT für mehrere Töchterunternehmen oder multiple Konzernsparten zentral betreibt.

Technisch betrachtet wird eine E-Mail vom Benutzer dezentral verfasst und über die E-Mail-Client-Software versendet. Im Hintergrund fügt während des Versandes der dafür zuständige Messaging-Server nun das pauschalisierte Template in die E-Mail Nachricht ein, welches dann im nächsten Zuge, nach der Identifikation des Absenders, die Template-Variablen mit den aktuellen Daten des LDAP-Verzeichnisses befüllt. Somit ist der CI-konforme und unternehmensweite Disclaimer mit den passenden Individualdaten fester Bestandteil der elektronischen Nachricht Ihres Unternehmens.

In den Prozess der automatischen Bewirtschaftung fallen zudem nicht nur die örtlichen, immobilen Client-Systeme, sondern auch die verteilten mobilen Geräte. Diese mobilen und webbasierten Lösungen bedienen sich meist derselben IT-Infrastruktur und damit auch der identischen E-Mail-Server und -Technologien. Somit werden bei dem zentralen Signatur-Management alle denkbaren Wege der elektronischen Kommunikation unterstützt.