IT-Strategie ist die Verantwortung des Top-Managements

Der häufigste Fehler bei der Formulierung der IT-Strategie ist, dass sie ohne Beteiligung des Top-Managements der verantwortlichen Geschäftsbereiche durch den CIO formuliert wird. Dadurch verkommt die IT-Strategie oft zur Aufzählung der etablierten Standards. Innovation wird als Einführung von neuer Technik, von neuen IT-Systemen oder von neuen Web-Diensten missverstanden. Der Wertbeitrag der IT zum Unternehmenserfolg kann nicht dargestellt werden. Die IT wird im Unternehmen ausschließlich als Kostentreiber wahrgenommen. Und der Schuldige ist schnell identifiziert: die IT-Abteilung.

Durch den gezielten Einsatz der IT lässt sich die Wertschöpfung deutlich verbessern. Das haben viele erfolgreiche Unternehmen bewiesen. Ein Erfolgsgeheimnis ist, dass sich die Führungsriege mit dem Potenzial der IT auseinandersetzt und dieses Wissen in neue Geschäftsideen und in Verbesserungen bei bestehenden Prozessen einbringt. In der Folge werden Entscheidungen über notwendige IT-Investitionen qualifizierter und schneller getroffen.

Die Erfahrungen der Experton Group zeigen, dass die Ableitung der IT-Strategie aus den Business-Zielen des Unternehmens dann am effektivsten war, wenn das Top-Management selbst die strategische Zielsetzung der IT formuliert und die Auswirkungen seiner Entscheidungen verstanden hat. Das bedeutet nicht, dass jeder Entscheidungsträger auch IT-Experte sein muss. Aber er sollte wissen, welche Möglichkeiten die IT für seinen Verantwortungsbereich bietet. Dazu gehört auch, sich rechtzeitig mit neuen Entwicklungen zu beschäftigen und zu prüfen, ob durch deren Einsatz ein Wettbewerbsvorteil generiert werden kann.

Die Ableitung der IT-Strategie aus dem Business gelingt dann am besten, wenn das Top Management die Ziele gemeinsam mit dem CIO erarbeitet. In erfolgreichen Unternehmen sitzt der CIO am Vorstandstisch und redet bei Business-Entscheidungen mit. Er ist akzeptierter Gesprächspartner und Berater der Geschäftsbereiche. Er kennt die Business-Prozesse und die strategischen Ziele genau. Und er beobachtet neue Entwicklungen, die Einfluss auf die Geschäftsziele haben können wie z.B. neue Vertriebskanäle, mobile Endgeräte, andere Servicekanäle oder neue Internetdienste.

Die Ziele müssen zum Unternehmen passen

Jedes Unternehmen hat individuelle IT-Ziele. Auch Unternehmen innerhalb einer Branche unterscheiden sich in ihrer IT-Strategie oft deutlich voneinander. So kann in einem Unternehmen die Effizienzverbesserung im Vordergrund stehen, weil die Business-Ziele auf Zuverlässigkeit und Kontinuität basieren. Die IT-Strategie unterstützt diese Ziele durch einen zentralisierten Ansatz und standardisierte Leistungen bei relativ niedrigen Kosten. Das andere Unternehmen hebt sich von seinen Wettbewerbern durch hohe Flexibilität und Kundennähe ab. Die IT-Strategie setzt diese Ziele in einem dezentralen Ansatz mit hoher Eigenständigkeit der IT-Abteilungen in den Geschäftseinheiten bei deutlich höheren Kosten um. Beide Unternehmen sind mit ihrem Vorgehen in der gleichen Branche erfolgreich.

Die Entscheidung, ob die IT eher zentral oder eher dezentral aufgestellt werden soll, ist keine Frage des persönlichen Geschmacks. Die Wahl folgt den Anforderungen aus den Business-Zielen. Wenn IT-Managern diese Entscheidung überlassen wird, kommt es je nach Unternehmensphilosophie zur totalen Zentralisierung oder zur individuellen Unterstützung der dezentralen Einheiten, wobei diejenigen bevorzugt werden, die am lautesten schreien. Die Folgen sind einerseits Einschränkungen der Geschäftsbereiche bei einer Zentralisierung und andererseits explodierende Kosten und Kontrollverlust durch steigende Komplexität bei einer Dezentralisierung.

Gibt das Top-Management klare Richtlinien vor, kann sich die IT-Organisation viel besser die notwendige Umsetzung vornehmen. Besonders wichtig dabei ist, dass ein Wechsel von zentral auf dezentral oder umgekehrt behutsam vorgenommen werden sollte, um Friktionen zu vermeiden.

Sind die IT-Ziele zudem unklar formuliert oder zieht sich das Management bei der Formulierung der IT-Ziele auf eine zu allgemeine Zieldefinition zurück, gestaltet sich die Umsetzung der IT-Ziele für die IT-Abteilung schwierig. Die Forderung “Jeder Mitarbeiter muss an jedem Ort und zu jeder Zeit alle Informationen verfügbar haben” führt dazu, dass Plattformen entwickelt werden, die alle möglichen Vorkommnisse oder Ereignisse berücksichtigen. Die Folge sind ausufernde Kosten.

Die Experton Group hat bei Reviews von IT-Strategien in vielen Unternehmen solche unklaren Zielvorgaben gefunden. Durch eine frühzeitige Einbindung eines externen Beraters, beispielsweise bei Workshops zur Ermittlung der IT-Strategie, lassen sich solche Fehlentwicklungen vermeiden.

Leistung und Sicherheit müssen bezahlbar sein

Die IT-Strategie sollte auch deutlich dazu Stellung nehmen, welche Standards hinsichtlich Leistung und Sicherheit gefordert werden und wie viel Geld das Top-Management dafür bereitstellen möchte. Insbesondere bei der Definition der erforderlichen Leistung werden oft viel zu hohe Leistungsgrößen definiert, die in der Folge zu steigenden Kosten führen.

Die zu erbringenden Leistungs- und Sicherheitsstandards sollten adäquat zum möglichen Schaden festgelegt werden. IT-Abteilungen neigen dazu, den Usern möglichst viel Leistung und Sicherheit zur Verfügung zu stellen, um eine hohe Kundenzufriedenheit zu erreichen. Viele Firmen können durchaus mit kleineren Ausfallzeiten oder sporadischen Performance-Einbußen leben. Bei anderen Firmen ist dagegen eine hohe Verfügbarkeit ein absolutes Muss.

Zu guter Letzt sollte die IT-Strategie jedes Jahr überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Sinnvoll ist die Aktualisierung unmittelbar nach Abschluss der Geschäftsplanung, um eine Ableitung der IT-Ziele aus der Business-Strategie vornehmen zu können. Zudem sollte die Berücksichtigung von Trends in der IT einen wesentlichen Platz einnehmen.