“E-Mail-Archivierung ist die beste Kostenoptimierung”

Obwohl der Hersteller von Speichersoftware, Legato, in Deutschland eine wachsende Akzeptanz für seine E-Mail-Archivierungslösung verzeichnen kann, gibt es doch erst wenige Kunden. Und von diesen wissen die meisten nichts darüber, wie sie ihren elektronischen Verkehr rechtskonform ablegen müssen. Das ist das Ergebnis einer Befragung, die das Unternehmen auf einem Seminar zum Thema unter 55 hier ansässigen Unternehmen durchführte.
Demnach nutzen alle Befragten in ihrem Alltag das Medium E-Mail, um die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern zu pflegen. Doch nur wenige Unternehmen gehen demnach professionell damit um: Lediglich 53 Prozent der befragten Unternehmen sind sich der gesetzlichen Bestimmungen und der Abwicklung bewusst, die zur Speicherung und Archivierung von E-Mails gehört. “Schließlich”, erklärt Legato-Manager Leo Kistner, “ist die elektronische Nachricht per Definition ein Handelsbrief und unterliegt auch den entsprechenden Bestimmungen.” Der Director für Messaging Solutions erklärt, dass sich sein Unernehmen deshalb im Gegensatz zu anderen Anbietern auf rechtliche Fragen konzentriere.

Er erzählt, dass viele Unternehmen lediglich eine Policy für den Umfang einer Mailbox hätten, jedoch oft nicht einmal diese Regeln durchsetzen würden. “Der Inhalt einer Mail ist jedoch rechtlich relevant, sei es, dass es sich um einen strafbaren Inhalt im Anhang handelt, oder um wichtige Geschäftskommunikation”, sagt er. Allerdings sei der Einsatz einer reinen Filtering-Lösung schwierig beim Vorstand durchzusetzen, da es so gut wie nicht mit Einsparungen zu belegen sei. Kistner: “Der Return on Investment ist eigentlich erst ab einer Gesamtlösung wirklich messbar, das macht E-Mail-Speicherung zu einem Kostenoptimierungsprojekt.” Und gehört damit in die Chefetage.

Doch in Kostenfragen ist zumindest für die Kunden ein Silberstreif am Horizont zu sehen. Nach Kistners Angaben ergibt derzeit der “ruinöse Preiskampf”, der bei den Anbietern ausgetragen werde, einen Verfall auf ein Fünftel des Preises, der noch vor einem Jahr gezahlt wurde – berechnet für die Softwarelizenz pro Arbeitsplatz. Das macht nicht nur den Einkauf für die Kunden, sondern auch den Support, der ja nach der Einkaufspreisspanne gesetzt ist, besonders günstig. Für Legato ist aber klar, dass der Anbieter eine gewisse Grenze nicht unterschreiten werde und dafür eben die geforderte Rechtssicherheit biete. Schließlich muss ein Handelsbrief in Deutschland sechs Jahre aufgehoben werden.