Rechnungsprüfer sind nichts ohne IT-Unterstützung

Neue Konzepte zur verbesserten und moderneren Rechnungsprüfung stellt Itesoft vor. Der französische Hersteller von Software für die Automation von Beschaffungsvorgängen und Geschäftsprozessen will vom Scannen einer Rechnung bis hin zur Verbuchung in SAP R/3 die komplette Prozesskette beim Itesoft-Einsatz bieten, heißt es.
Basis dafür ist die SAP-zertifizierte Software ‘FreeMind for Invoices’. Sie prüft die eingelesenen Daten, gleicht sie mit den Daten des Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystems online ab und genehmigt Prozesse bis hin zur Buchung und Zahlungsfreigabe. Die Software bietet zwar auch die technisch aufwändige  Handschriftenerkennung, doch hier ist der Markt anders gelagert. “Handschrifterkennung hat keine Relevanz im Bereich Rechnungsautomation, eher im Bereich B-to-C, wenn ein Unternehmen mit vielen Privatkunden Geschäftsverbindungen hält und damit eine hohe Menge an handgeschriebenen Briefen verarbeitet werden muss”, sagt Andreas Schwarze, Sales Director bei Itesoft Deutschland.

Der interessante Markt sei vor allem bei Rechnungs-, Auftrags- und Lieferscheinbearbeitungen vorhanden für einen papierlosen Genehmigungsprozess. Die Itesoft-Lösung für Dokumentenerkennung komme dort zum Einsatz, wo Unternehmen mit einem hohen Dokumentenvolumen ihre Geschäftsprozesse automatisieren wollen. “Ein Beispiel: hat ein Mittelständler 60.000 Rechnungen im Jahr zu bearbeiten, die von insgesamt 2000 Lieferanten gestellt werden, so rechnet sich für ihn eine klassische EDI-Verbindung kaum; sie muss als Punkt-zu-Punkt-Anbindung mit allen 2000 Lieferanten geschlossen werden und durchschnittlich 20 Prozent Change bei Adressangaben und Zuständigkeit im Jahr macht dies über die Zeiträume unübersichtlich – hier kommt unsere Dokumentenerkennung zum Zuge”, sagt Schwarze.

Auch handschriftliche Dokumente könne als zusätzliches Automationspotential genutzt werden, da die Software in der Lage sei, Schlüsselwörter im Text an beliebiger Stelle durch eine intelligente Freitexterkennung zu erkennen und nachfolgend die entsprechenden Aktivitäten einleite, bei Adressänderung, Bankverbindung, Kündigung und ähnlichen Vorgängen. Ohne Dokumentenerkennung sei ein erfolgreiches Dokumentenmanagement nicht möglich.