ILM – erklärungsbedürftig, aber wichtig

Falls Sie in nächster Zeit der Buchstabenfolge I-L-M über den Weg laufen, wechseln Sie nicht gleich die Straßenseite. Sie mögen vielleicht jetzt schon von diesem Kürzel zuviel gesehen haben – auf Messen, Fachpublikationen oder Herstellerbroschüren; doch auch wenn Sie immer mehr den Eindruck gewinnen, dass der Begriff von Verkäufern dazu missbraucht wird, um Ihnen etwas anzudrehen, das nicht einmal sie selbst verstehen: Sie werden sich irgendwann damit beschäftigen müssen.
Information Lifecycle Management (ILM) dürfte bald bei vielen Anwenderunternehmen weit oben auf der Agenda landen – wenn es nicht schon implizit dort steht. Dabei geht es um ein Konzept aus Prozessen und Technologien, mit dem die Informationen eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg entsprechend ihres Wertes aktiv verwaltet werden können. Über Regeln wird festgelegt, wie die Informationen automatisch gespeichert und am jeweils optimalen Ort vorgehalten werden.

Das klingt erklärungsbedürftig – und das ist es auch.

Der Reihe nach: ILM ist kein Produkt. Zwar sind inzwischen beispielsweise im Bereich der automatisierten E-Mail-Archivierung die ersten Lösungsbundles verfügbar, allerdings handelt es sich dabei im Sinne einer ILM-Strategie nur um das spezielle Anwendungsfeld ‘E-Mail’. Doch ILM ist mehr als das. Archivierung sowie Datenmigrationstechnologien à la HSM (Hierarchisches Speicher Management) sind lediglich Bausteine im ILM-Konzept – allerdings wichtige Bausteine. Denn Daten, die nicht auf teuren und hochverfügbaren Speichersystemen vorgehalten werden müssen, sollen nach Kriterien, die das Unternehmen festlegt, automatisch auf die Archivierungsplattform verschoben werden.

Für die Steuerung dieser Regeln, wann die Daten auf welcher Plattform gespeichert werden sollen, kommen dann insbesondere bei unstrukturierten Daten wie Office-Dokumenten Enterprise-Content-Management-Lösungen ins Spiel. Diese erlauben es den Organisationen, komplexe Metadaten-Modelle zu entwickeln, die den Anforderungen der Geschäftsprozesse des Unternehmens entsprechen. An dieser Stelle besteht aus heutiger Sicht noch einiger Entwicklungsbedarf.

Dementsprechend sind ILM-Einführungen heute noch mit einem großen Anteil an Projektarbeit und Consulting verbunden. Denn bisher existieren beispielsweise noch keine branchenspezifischen Blaupausen für entsprechende Datenklassifizierungen und Metadaten. In einem Zeitraum von, vorsichtig geschätzt, drei bis vier Jahren dürften entsprechende Blaupausen, so genannte Best Practices, den Projektaufwand jedoch erheblich verringern. Darüber hinaus werden die technologischen Bausteine von ILM ebenfalls weiterentwickelt und erhalten neue Funktionen, die zunehmend die Integration in eine ILM-Gesamtstrategie erleichtern werden.

Die Gefahr, dass sich Information Lifecycle Management als Eintagsfliege entpuppt, besteht aus Sicht von Lünendonk nicht. Denn die Herausforderungen, die ILM adressiert, sind real und viele Unternehmen haben darunter zu leiden: Besonders häufig wird beispielsweise hohes Datenwachstum bei steigendem Kostendruck genannt. Das zeigt die aktuelle Lünendonk-Anwenderstudie ‘Information Lifecycle Management 2004 – Status quo und Perspektiven in Deutschland’, für die über 190 Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern in Deutschland befragt wurden.

Die Treiber des Datenwachstums in den Unternehmen sind laut den Erwartungen der IT-Leiter vor allem E-Mails mit Steigerungsraten von 38 Prozent sowie Office-Dokumente (28 Prozent) und Data-Warehouse- beziehungsweise Business-Intelligence-Anwendungen (28 Prozent). Die tatsächlichen Wachstumsraten liegen in der Praxis sogar oft höher.

Mit den üblichen Methoden wie einer Begrenzung des individuellen E-Mail-Speicherplatzes auf den Servern allein können viele IT-Abteilungen die steigenden Anforderungen nicht mehr bewältigen. Problematisch ist nebenbei auch immer das User-Verhalten, wenn die Anwender ihre “überlaufenden” Mails in Eigenregie auf der lokalen Festplatte abspeichern und die möglicherweise geschäftlich relevanten und damit archivierungspflichtigen Mails nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechend gespeichert und gesichert werden.

Immer mehr Unternehmen investieren vor diesem Hintergrund gezielt in Management-Software für Daten und Infrastrukturen, müssen für transparente Prozesse sorgen und führen Service Level Agreements sowie ein leistungsfähiges Controlling in der IT ein. Das konsequente Weiterentwickeln dieser Strategie führt zu Information Lifecycle Management, auch wenn der eine oder andere das heute noch nicht mit dem Begriff verbindet.

In vielen Organisationen, die sich mit der Einführung einer ILM-Strategie auseinander setzen, wird es dabei zu einem Umdenken im Umgang mit den Informationen kommen. Gleichzeitig bietet sich eine echte Chance zur besseren Verzahnung der IT mit den Fachabteilungen. Denn IT- und Fachabteilung müssen sich eng abstimmen, beispielsweise bei der Frage, wie der Wert der Informationen bestimmt werden soll oder welche Speicher- und Archivierungsregeln angewendet werden sollen. Sind diese Regeln einmal definiert, werden die Daten automatisch sortiert und aktiv verwaltet: Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen.