Entscheider wollen Softwarehilfe bei den Reisekosten

Die Reisekostenabrechnung – in vielen Firmen wird sie wie in den Fünfziger Jahren per Hand eingetippt und in papierner Form durchs Haus getragen. Das soll sich ändern. Zumindest wünscht sich die Mehrheit der von dem Personaldatendienst ADP befragten Entscheider in Deutschland mehr IT-Einsatz in diesem Bereich.
Von 5700 befragten größeren Firmen wollen 73 Prozent hierfür Software einsetzen. Innerhalb der nächsten 12 Monate sollen den Aussagen der Umfrage zufolge die Projekte anlaufen. Immerhin 9 Prozent der Unternehmen betrachten eine Erweiterung der bereits bestehenden Systeme als notwendig.

Der relativ hohe Anteil an Auslagerung beim Reiseabrechnungsdienst schlägt sich ebenfalls in ersten, nennbaren Ziffern nieder: So sind die Fragen nicht länger “ob” ausgelagert wird, sondern “mit wem” – und die ersten Firmen sind so unzufrieden mit ihrem Outsourcing-Partner, dass sie wechseln wollen. Immerhin drei Prozent der Befragten in Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern neigen dazu.

Die vergleichsweise hohen Prozessabwicklungskosten, die deutsche Unternehmen auch heute noch bei diesen Rechenaufgaben zahlen, lassen sich indes um bis zu 46 bis 50 Prozent reduzieren. Das besagen Studien aus dem Jahr 2003 von American Express, A.T. Kearney und GfK. Dafür brauchen die Entscheider aber eine konsequente Überwachung einer Reisekostenrichtlinie, die Nutzung von Online-Buchungen, schlanke Abwicklungsprozesse und die Einführung einer Corporate-Kreditkarte.

Zusatz-Einsparungen sind mit umfassendem Controlling zu erzielen, wie sie ein Workflow-gestütztes Genehmigungsverfahren, effizientes Reporting und ein elektronisches Archiv versprechen. Erst dann, so die ADP-Studie, müssen nicht mehr wie jetzt durchschnittlich 141 Manntage für die Abwicklung der Reisekosten veranschlagt werden.