IT-Services im öffentlichen Sektor: Deutschland kann von UK lernen

Der Bundesrechnungshof kritisiert Bund und Länder regelmäßig für deren Fehler bei der Durchführung von großen IT Projekten. Toll Collect und Herkules sind nur die Spitze des Eisberges. Es gibt immenses Potenzial für Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne durch IT-Outsourcing im öffentlichen Sektor, aber in Deutschland werden zu viele Chancen verpasst. Wir raten, einmal über den Ärmelkanal zu schauen …

Konkret kritisiert der Bundesrechnungshof unter anderem unzureichende Planung, fehlende Steuerung und Erfolgskontrolle, zu wenige oder inkompetente Mitarbeiter, unflexible Insellösungen, sowie unausgereifte oder überfrachtete Konzepte.

Toll Collect, das problembehaftete Lkw-Mautsystem, ist nun endlich zum 1. Januar 2005 – mit zwei Jahren Verspätung – in Betrieb gegangen. Aber es wird für die gesamte Laufzeit von 12 Jahren Verluste einfahren. Die Fehlplanung hierbei resultiert aus überzogenen Anforderungen an ein Hightech-Prestigeprojekt, basierend auf unrealistischen Zielsetzungen beider Seiten, Regierung und Dienstleistungskonsortium.

Besonders peinlich ist diese Schlappe, weil Österreich etwa zeitgleich ein sehr viel einfacheres Mautsystem (basierend auf Mikrowellentechnologie) innerhalb nur eines Jahres einführte, welches nun schon 9 Monate reibungslos läuft, nur von einem kleinen Team betrieben werden kann, und der österreichischen Regierung etwa 50 Millionen Euro im Monat einbringt.

Das Herkules Projekt ist eine weitere Schlappe, deren Ausgang bis jetzt noch unklar ist. Der 6,5 Millionen Euro IT-Outsourcing-Deal für die Bundeswehr ist nach mehr als drei Jahren immer noch nicht vergeben, da die Regierung überzogene Forderungen an die Dienstleisterkonsortien stellt.

Ein weiteres Beispiel sind die elektronische Gesundheitskarte, deren Einführung bis 2006 wegen unklarer Zielvorstellungen und chaotischer Organisation zu scheitern drohen. Ähnlich geht es dem Projekt ‘Fiscus’, welches trotz jährlicher Investitionen in Höhe von 42 Millionen Euro noch wenig Resultate vorweisen kann. Das bundesweit geplante digitale Rundfunknetz für Polizei und Sicherheitsbehörden wird nicht zur WM 2006 verfügbar sein, weil man sich über die Finanzierung nicht einig wird.

All das zeugt von einem Mangel an Organisation und Entscheidungskraft bei der Durchführung von IT-Projekten im öffentlichen Sektor. Zusätzlich fungiert die deutsche Föderalstruktur, deren Reform gerade wieder einmal gescheitert ist, als Barriere, weil sie Kompetenzgerangel und unklare Verantwortlichkeiten mit sich zieht.

Lektionen aus Großbritannien

Die Briten sind die Pioniere in Europa, was IT und Business Process Outsourcing angeht. Insbesondere hat das Land über die letzten zehn Jahre viel Erfahrung im Management von IT-Projekten für die öffentliche Hand gesammelt, insbesondere wenn es um Public/Private-Partnerschaften geht. Die englischen Behörden legen viel Wert auf Verbesserungen für Prozessplanung, auf bedachte Auswahl von Dienstleistern und auf effizientes Management der Implementierungs- und Operationsphasen.

Es waren zum Beispiel britische Behörden, die das jetzt universell genutzte ITIL/ITSM Service Management Framework entwickelt haben. Dass Erfahrungen gemacht und umgesetzt wurden, zeigen neuere große Outsourcing-Deals, zum Beispiel der 9 Milliarden Euro Deal für das staatliche Gesundheitssystem National Health Services (NHS), oder der Vertrag für das britische Finanzamt (4,5 Milliarden Euro).

Budgets sind oftmals nicht klar zugeordnet und können leicht für andere, lokale Prioritäten abgezogen werden. Der britische Gesundheitssektor ist der einzige Bereich, wo dieses Problem erkannt und behoben wurde. Die 9 Milliarden Euro werden nun gezielt an eine Reihe von Dienstleisterkonsortien für zentrale sowie regionale Projekte vergeben, und das Projekt soll existierende Systeme nicht nur erhalten, sondern entscheidend verbessern.

Das NHS verfährt nun auch weitaus strenger mit seinen Dienstleistern und hat von British Telecom im letzten Jahr eine sechsstellige Summe an Schadensersatzleistungen für die Nichterfüllung vertraglich vereinbarter Zielsetzungen bei der Bereitstellung eines neuen Breitbandnetzwerkes eingefordert.

Der Outsourcing-Vertrag des Finanzamtes, den Capgemini gegen den bisherigen Dienstleister EDS gewann, zeigt, wie streng ausgewählt wird. Existierende Vertragspartner haben keinen Vorteil bei der Wiedervergabe: wenn ein günstigeres Angebot besteht, werden sie ausgewechselt.

Weiterhin sind die Briten fortschrittlich beim Aufsetzen von Verträgen, die den Dienstleistern Anreize (und nicht nur Strafandrohung) geben, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Oft werden auch unabhängige Berater bei der Planung und im Dienstleister-Management miteinbezogen. Im Gegensatz zu Deutschland, wo meist behördeninterne Manager eingesetzt werden, stellen britische Behörden Experten aus der Industrie ein, wie beispielsweise den Accenture-Geschäftsführer Ian Watmore, der nun die neue E-Government-Einheit der englischen Regierung leitet.

Mit diesen Entwicklungen ist auch der Anteil der externen Dienstleister am Budget der öffentlichen Hand stark angestiegen. Britische Behörden gaben im Jahr 2003 etwa 9 Milliarden Euro für IT aus, 6 Prozent mehr als im Vorjahr. Etwa 26 Prozent des gesamten britischen Software- und IT-Servicemarktes stammt aus der öffentlichen Hand. In Deutschland liegt der Anteil bei nicht mehr als 13 Prozent.

Wissenstransfer ist nötig

Wir glauben nicht, dass die Probleme mit IT-Projekten in Deutschland unvermeidbar sind, und sie sollten Behörden und IT-Firmen nicht von weiteren Kooperationen abhalten. Ganz im Gegenteil: Es besteht hier die Möglichkeit für signifikante Einsparungen, die dringend nötig sind, um Haushaltsdefizite zu reduzieren.

Deutsche Behörden sollten die Chancen des IT-Outsourcings nutzen und ihre Investitionen hier ausbauen. Die in Großbritannien gemachten Erfahrungen (positive wie negative) können hierbei sehr nützlich sein. IT-Dienstleister, die schon in britischen Projekten involviert waren können, wie zum Beispiel EDS, IBM, Capgemini, SBS und Unisys, bei dem Wissenstransfer helfen.

Die Briten sind ‘intelligente Kunden’ beim Einkauf von IT-Leistungen geworden. Nicht alles läuft perfekt auf der britischen Insel und der Lernprozess geht weiter, aber es gibt definitiv einen Erfahrungsvorsprung, von dem Deutschland (wie auch andere europäische Länder) profitieren kann und sollte.