Wo liegt die Wertschöpfung in der Personalarbeit?

Während die Stückkosten in der industriellen Fertigung durch höhere Produktivität seit Jahren und Jahrzehnten deutlich reduziert werden konnten, sind die Verwaltungskosten in den Unternehmen kontinuierlich gestiegen. Lange wurde dieses Ungleichgewicht in der Kosten/Nutzen-Analyse toleriert. Der Fokus lag auf dem Kerngeschäft Produktion. Das Kostensenkungspotential in nichtstrategischen Verwaltungsprozessen blieb außen vor. Immer mehr Unternehmen entschließen sich jedoch heute dazu, das eine zu tun, ohne das andere zu lassen; sie aktivieren zunehmend Kostensenkungspotenziale in der Verwaltung.

Mit gutem Grund, denn das Potenzial ist hier noch enorm. Nichtstrategische Verwaltungsprozesse finden sich beispielsweise im Finanzwesen, in der Logistik oder im Personalwesen. Derzeit stehen im Wesentlichen zwei Konzepte im Mittelpunkt, um die Verwaltungsprozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten: Der Aufbau von Shared-Services-Centern und Business Process Outsourcing (BPO).

Bei Shared-Services-Centern handelt es sich um Dienstleistungszentren, in denen bestimmte Verwaltungsaufgaben zentral im Unternehmen für alle Bereiche, gegebenenfalls auch länderübergreifend, angeboten werden. Auf diese Weise lassen sich die Overhead-Kosten durch mehrfach vorhandene Abteilungen und Infrastrukturen in einer dezentralen Organisation reduzieren.

Vom Konzept her ähneln sich Shared-Services-Center und Business Process Outsourcing sehr. Gegenüber seinen Kunden tritt der BPO-Dienstleister wie ein Shared-Services-Center auf und übernimmt dauerhaft die Verantwortung für bestimmte Teil- oder Gesamtprozesse des Geschäftsbetriebs. Bei Personalverwaltungsaufgaben liegt das Kostensenkungspotential in den Prozesskosten durch Business Process Outsourcing erfahrungsgemäß bei etwa 20 bis 30 Prozent.

Freiräume schaffen für höhere Wertschöpfung

Obwohl das Argument der sinkenden Kosten nach wie vor die am häufigsten genannte Motivation für eine Auslagerung von kompletten Geschäftsprozessen (Business Process Outsourcing) ist – so zeigen es mehrere Studien von Lünendonk und TechConsult – ergeben sich für die Personalverantwortlichen weitere wichtige Vorteile: Viele Personaler verwenden zu viel wertvolle Arbeitszeit auf wenig wertschöpfende Verwaltungstätigkeiten. Dazu zählen mitunter das Führen der Personalakten, das Reisekostenmanagement oder das Erstellen und Einholen von Bescheinigungen.

Die höhere Wertschöpfung für das Unternehmen liegt jedoch in strategischen Personalaufgaben wie systematische Mitarbeiterentwicklung, Mitarbeiterbindung, Förderung der Führungskräfte oder Konzeption neuer Arbeitszeitmodelle.

Für diese wichtigen Aufgaben bleibt im Tagesgeschäft oft zu wenig Zeit. Dadurch können viele Personaler ihre Rolle als Mitgestalter im Unternehmen nicht ausfüllen. Insofern bietet das Auslagern von Verwaltungslasten zusätzlich die Chance, mehr Freiraum für die strategischen Personalaufgaben zu gewinnen.

Hohe Anforderungen an BPO-HR-Dienstleister

Dieser Freiraum für strategische Personalarbeit wird zunehmend von den Personalverantwortlichen angestrebt. Im Zuge dessen wächst die Bereitschaft, den Anteil der intern erbrachten Verwaltungsaufgaben signifikant zu reduzieren.

Bisher beschränkte sich das Auslagern von Verwaltungsprozessen im Personalbereich meist auf das Durchführen der Lohn- und Gehaltsabrechnung einschließlich Druck und Versand, wobei die Preisspanne je nach Service-Umfang pro Abrechnung zwischen wenigen Euro bis zu mehr als 20 Euro betragen kann. Während in diesem Marktsegment bereits ein harter Preiswettbewerb herrscht, entsteht der Markt für höherwertige Personalverwaltungsaufgaben gerade erst.

Dementsprechend gering ist derzeit noch die Zahl der Anbieter, die in der Lage sind, komplexe Personal-Prozesse wie das Bewerber-Management oder das Vertragswesen einschließlich der dazugehörigen Kommunikationsprozesse komplett zu übernehmen. Wichtig für Anbieter, die sich in diesem interessanten Marktsegment positionieren wollen, ist neben einer modernen IT-Infrastruktur eine nachweisbar hohe Personal-Fachkompetenz.