VoIP ist nichts für Anfänger

In Sachen Security hat free-box Sales aber Lehrgeld gezahlt, was sicherlich damit zusammenhängt, dass in einem so kleinen Unternehmen laut Freiesleben ein extra Kostenblock für IT ineffizient und nicht komplett rechenbar ist. Daher war bei der Erstinstallation noch nicht viel Aufmerksamkeit für Security zu erwarten. Freiesleben: “Die zentrale Lösung war, ohne Firewall und nur mit Benutzername und Passwort geschützt, im öffentlichen Internet verfügbar. An den Lokationen verfügten wir zwar über eine Firewall auf den Routern, diese war jedoch nur halbherzig konfiguriert. Die Verbindung zwischen den Standorten und der Zentrale lief über normales ADSL ohne Verschlüsselung direkt via IP.”

Erst durch den Hosting-Partner wurde dieses weit offene Tor zu den Firmengeheimnissen offenbar geschlossen. Jetzt stehen die zentralen Call-Manager redundant im Rechenzentrum von Cenco, die Standorte sind über SDSL statt übers Web verbunden, auf den Routern ist die Firewall richtig konfiguriert und für Teleworker gibt es eine Einwahl über ein VPN-Gateway. Zusätzlich zur SDSL-Leitung ist ein ISDN-Backup und eine Fallback-Lösung vorhanden, zwei unabhängige Systeme also, die “einen Teil- oder Totalausfall nahezu ausschließen”.

Und noch einen Vorteil hat die Auslagerung: Update und neue Releases fallen nicht ins Gewicht. Der Geschäftsführer bezeichnet “einen zusätzlichen Posten in der Buchhaltung” als einzigen zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Mittlerweile gibt es kein einziges klassisches Telefon mehr im Unternehmen.

Problemlösung für die Masse

Das ist anders bei dem Unternehmen Buchen Umwelt-Service, einem Dienstleister für Entsorgung und Sanierung in der Produktionsindustrie in Köln. Die mehr als 1300 Mitarbeiter arbeiten hauptsächlich in Deutschland und den Nachbarländern und Jörn Jürgens ist dort IT-Leiter. Er hat über den Hersteller und Dienstleister Swyx das System ‘SwyxWare’ im Hause. Dabei ist die Migration auf VoIP noch nicht abgeschlossen. Jürgens sagt: “Wir werden in den nächsten Jahren viele weitere Swyx-Installationen in Deutschland und ganz Europa vornehmen, die auf unterschiedlichste Art und Weise vom Funktionsumfang von SwyxWare profitieren werden. Dabei werden verschiedene Anlagentypen in unterschiedlichen Vertragsbeziehungen abgelöst.”

Insgesamt rechnet er für das bereits 1844 gegründete Unternehmen mit einem “deutlichen betriebswirtschaftlichen Vorteil”. Doch bei dieser Firmengröße geht es nicht ohne Inhouse-Kompetenz, die schrittweise in Mitarbeiterschulungen aufgebaut wurde. Im Ergebnis kann der IT-Leiter beispielsweise von der neuen Art der Standortkoppelung schwärmen, die durch die in die VoIP-Lösung integrierten Unified-Messaging-Systeme einfacher und effektiver geworden sei.

Auf der Soll-Seite verrechnet er aber, dass die Integration des DECT-Systems (Digital Enhanced Cordless Communications, vorrangig europäischer Standard für Schnurlostelefonie) in der aktuellen Version der Software noch nicht optimal funktioniert. Eines der nächsten Updates, so hofft er, werde dieses Problem lösen. Jürgens hat noch ein Anliegen: “Die Abstimmung unseres MPLS-Netzwerkes (Multi Protocol Label Switching) auf die VoIP-Funktionen ist noch nicht optimal, so dass es hier teilweise zu Qualitätseinbußen insbesondere bei der Anbindung von Kleinststandorten kommt.” Auch das muss sich ändern.

Schritt für Schritt in die Neuzeit

Aber solche und ähnliche Fragen werden sehr eng zusammen mit Swyx gelöst. Buchen ist selbst Partner geworden, weil der Projektumfang eine solche Zusammenarbeit gleichermaßen erfordert und erlaubt. “In einer Schulung beim Hersteller wurden so alle technischen Grundlagen für die Umsetzung geschaffen. Der Hersteller selbst bietet natürlich Support  und Helpdesk-Dienste”, so der IT-Manager.

Dabei hat sich Buchen für eine schrittweise Migration entschieden – allein in Deutschland erforderten die vielen kleinen Standorte ein solches Verfahren. “So können nach und nach einzelne Standorte mit SwyxWare ausgestattet werden, die durch die Standortkopplung zu einer übergeordneten Telefonanlage zusammengeschaltet werden und dann den Anwendern zur Verfügung stehen”, sagt er.

Auch die Admins haben es jetzt einfacher, weil die Systeme sich standardisiert und integriert in die Windows-Welt bei Buchen einpassen. Und ihre Aufgaben sind anders geworden. Auch wenn es bei dem Entsorger den von manchen Analysten geforderten TK-Administrator noch nicht gibt, so hat die Abteilung den Schritt in die VoIP-Zeit gewagt. Dazu der IT-Manager: “Durch die Anforderungen hat Buchen die frühere ‘EDV’ zur ‘Abteilung Informationstechnologie und Kommunikation (ITK) umbenannt.” Und die Aufgaben wurden entsprechend angepasst. Neue Security-Features haben die Entsorger allerdings nicht angeschafft. Jürgens erklärt dies damit, dass die “Sicherheitsmaßnahmen sowohl in der Windows-Domäne als auch im Netzwerk bereits heute ausreichend hoch sind und den zusätzlichen VoIP-Anforderungen genügen”. Bisher.