Taktischer und strategischer Nutzen von BPO

Für die Auslagerung von Geschäftsprozessen wird oft nur die Wirtschaftlichkeit als wichtiges Motiv gesehen. Jedoch ist diese Strategie auf rein taktische, kurzfristige Effekte fokussiert. Somit wird im Wesentlichen eine Entlastungsstrategie unterstützt. Allerdings ist es Aufgabe der Unternehmensleitung zu diskutieren, ob durch eine Erweiterungsstrategie auch die strategischen Unternehmensziele unterstützt werden können. Das ist durch Business Process Outsourcing (BPO) ebenfalls möglich, denn erfahrene Dienstleister können hier auf Grund ihrer Markt- und Branchenkenntnisse und ihres ausgeprägten Prozess-Know-hows wesentliche Hilfestellung leisten.

Taktischer Nutzen von BPO

Das vordergründigste aller Argumente für den taktischen Nutzen von BPO sind die Mengeneffekte, auch  ‘Economies of Scale’ genannt. Sie beruhen im Wesentlichen auf dem höheren Mengenvolumen, das ein Dienstleister bearbeitet. Dadurch lassen sich die ‘Stückkosten pro Transaktion’ senken.

Doch auch bei Investitionsaufwand und Liquidität macht sich der Prozess bemerkbar. Die innerbetriebliche Abwicklung von Prozessen bedeutet für Unternehmen einen permanenten Investitions- und Abschreibungszyklus, der erhebliche finanzielle Mittel sowie Management-Ressourcen bindet. Gerade in Zeiten konjunktureller Schwäche werden Investitionen, die eine Aufnahme von neuem Fremdkapital erfordern, aus bilanziellen und Risikogründen sehr genau geprüft. BPO ermöglicht hier eine Reduzierung der Aktiva und eine Erhöhung des Eigenkapitals.

Ein weiterer taktischer Nutzen ergibt sich aus der ausgeprägten Spezialisierung des Dienstleisters. Durch dessen Branchen- und Prozesserfahrung, den Zugriff auf ‘Best Practices’, sowie durch die Verfügbarkeit von Branchen-, Technologie- und Prozess-Spezialisten lassen sich Geschäftsabläufe effektiver gestalten. Außerdem lassen sich durch die Zusammenlegung bestehender Systemlandschaften Einsparpotenziale und Möglichkeiten der Qualitätssteigerung nutzen. Erreicht wird dies vornehmlich durch eine Reduzierung der Hardware- und Softwarekomplexität, des Wartungsaufwandes, sowie durch die Vermeidung von Redundanzen.

Die ‘Economies of Scope’ – auch Verbundeffekte genannt – resultieren aus der kombinierten Auslagerung eng vernetzter Geschäftsprozesse. Somit können höhere Kosteneinsparungen, Produktivitäts- und Qualitätsgewinne erzielt werden. Das wirtschaftliche Potenzial liegt in der Verringerung fehlerträchtiger Schnittstellen zwischen den Prozessen. Diese wiederum ermöglicht eine Homogenisierung der IT-Landschaft.

Mit BPO lassen sich außerdem Services an kostengünstigere Standorte verlagern. Die Bereitstellung teurer Büroflächen für standardisierte Nicht-Kernprozesse wird vermieden. Unter Verwendung zum Beispiel transaktionsbasierter Verrechnungs-Modelle für die erbrachte Dienstleistung werden die ursprünglichen Fixkosten in variable Kosten umgewandelt.

Strategischer Nutzen von BPO

Es gibt aber weitere Beweggründe für die Auslagerung von Geschäftsprozessen, die eher strategischen Charakter haben: BPO wird zunehmend als Chance verstanden, vorhandene Geschäftsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu straffen, wodurch neue und effizientere Geschäftsmodelle entstehen.

Der erste strategische Nutzen liegt in der Konzentration auf das Kerngeschäft. Jedes Unternehmen verfügt über eine begrenzte Anzahl talentierter Führungskräfte, deren Hauptaufgabe in der Planung und Steuerung jener Prozesse liegen sollte, die besonders stark zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. BPO kann zu einer Entlastung des Managements in administrativen Bereichen führen.

Hinzu kommt, dass sich ausgelagerte Prozesse leichter verändern und erneuern lassen. Zum einen fallen die internen politischen und organisatorischen Barrieren weg, die interne Veränderungen in der Regel mühsam und aufwendig machen; zum anderen ermöglicht der hohe Spezialisierungsgrad des Dienstleisters und das damit verbundenen Know-how, neue Anforderungen schneller zu implementieren, wie sie beispielsweise aus gesetzlichen Vorgaben oder Branchenstandards resultieren.

Durch die Auslagerung von Prozessen kann der Auftraggeber sicherstellen, dass er automatisch an technischen Neuerungen partizipiert. In diesem Zusammenhang ist unter anderem auch die Betrachtung der Vertragslaufzeit interessant. Denn bei entsprechender Länge der vertraglichen Bindung liegt es im natürlichen Interesse des Dienstleisters, neue, wirtschaftlichere Technologien zu integrieren, um seine eigene Kostenposition zu verbessern. Beide Aspekte ermöglichen eine Verbesserung der Innovationsgeschwindigkeit.

Weitere Vorteile ergeben sich in den Bereichen Flexibilität und Skalierbarkeit, Kostentransparenz, Risikoverteilung und Wettbewerbsdifferenzierung. Durch die im Vorfeld und während eines BPO-Projektes durchgeführten Standardisierungs-, Konsolidierungs- und Re-Engineering-Arbeiten erhöht sich die Skalierbarkeit und die Flexibilität der Schnittstellen.

Auf Basis von BPO lassen sich außerdem transparente Kostenstrukturen definieren. Der Kunde erhält in der Regel periodische Reports und Rechnungen, auf welchen sämtliche Kosten zur Erbringung der Leistung enthalten sind. Der Vorteil für das Unternehmen liegt darin, dass durch eine geeignete Vertragsgestaltung die anfallenden Kosten besser zu prognostizieren sind. Die Planungssicherheit nimmt zu.

Ein nicht zu verachtender Nebeneffekt ist die Verteilung der Risiken. Durch die Übernahme operativer Tätigkeiten geht auch das entsprechende Betriebsrisiko auf den Dienstleister über. Darüber hinaus gibt es Konstellationen, in denen sich der Dienstleister am geschäftlichen Erfolg seines Kunden messen lässt.

Bei einer Erweiterungsstrategie steht schließlich die Frage nach Differenzierung von Wettbewerbern sicherlich auch im Mittelpunkt. Durch entsprechende Ausrichtung der Prozesse kann eine wettbewerbsdifferenzierende Strategie unterstützt oder sogar erst ermöglicht werden.

Im dritten Teil unserer Serie zum Thema Business Process Outsourcing lesen Sie, welche Kriterien bei der Auswahl des richtigen Dienstleisters entscheidend sind.

Der komplette Bitkom-Leitfaden zum Business Process Outsourcing kann als PDF hier heruntergeladen werden.