Deutsche Chefs missachten E-Mail-Archiv

Gerade steuerrelevante E-Mails werden oft nicht sachgemäß archiviert und vorgehalten. Daher verstoßen die Unternehmen gegen Gesetze, teilte SAS Deutschland, ein US-Anbieter von Business Intelligence Produkten, jetzt mit. Ein Grund dafür sei die explosionsartige Zunahme an elektronischen Nachrichten und ein tägliches Scheitern der IT-Archivare, hier noch hinterherzukommen.

Der Hersteller berichtete aus der Erfahrung mit Kunden und aus Unterlagen von Beratungsunternehmen, dass viele deutsche Firmen sogar wissentlich tagtäglich das Gesetz brächen. Nur eine Minderheit der Firmen archiviere ihre steuerrelevanten E-Mails vorschriftsgemäß. Das Handelsgesetzbuch (HGB) verlange aber, diese Dokumente sechs Jahre lang aufzubewahren. Studien zeigen demnach, dass sich die Anwender heute noch nicht einmal positioniert haben, um die Vorgaben zu erfüllen.

Der Hersteller sieht Bedarf, dass sich noch mehr Manager, Controller und Juristen verzahnen und sich dessen bewusst werden. Der “rechtsfreie Raum” vielerorts müsse nicht sein. Zum Schutz vor teilweise horrenden Strafzahlungen empfiehlt der Konzern die noch relativ junge Technik ‘Text Mining’. Im Gegensatz zum Data Mining werden dabei Textteile, nicht Dateninhalte, auf bestimmte Parameter untersucht, die aufbewahrungspflichtigen Mails identifiziert und für die weitere Aufbewahrung ausgesondert.

Dies sei möglich, da die Werkzeuge “lesen können”, also den Inhalt zuordnen können. Text Mining mache sich zu Nutzen, dass Sprache unabhängig von Inhalt und Form eines Dokuments eindeutig gegliedert ist. Gelingt es, die komplexe Struktur eines Textes aufzuschlüsseln, so können die zentralen Informationen herausgefiltert werden, ohne dass ein Mensch das Dokument in die Hand nehmen oder auf den Bildschirm holen muss.