Firmen stolpern über Dokumentenverwaltung

Firmen hierzulande sind sich demnach der Bedeutung von Dokumentenverwaltung und des Werts einer gut aufgesetzten Lösung durchaus bewusst. Hapern tut es allerdings, wenn es um die korrekte Messung geht.

Wie Xerox Global Services mitteilte, beurteilen 89 Prozent der Teilnehmer den Stellenwert von Dokumentenmanagement in ihren Unternehmen als eher hoch bis sehr hoch. Ebenfalls 89 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass in ihrem Haus bereits ein Dokumentenmanagement aufgesetzt sei. Dem gegenüber steht das Ergebnis, dass nur 29 Prozent das Druckaufkommen quantitativ messen.

Da diese zentralen Daten bei den meisten Unternehmen fehlten, könnten 89 Prozent der Befragten nicht einschätzen, welcher Anteil ihres Umsatzes auf Druck- und Dokumentenkosten entfällt. Das sei umso erstaunlicher, als dass mit 54 Prozent die Mehrheit der Teilnehmer angegeben habe, dass Kostenreduktion derzeit die größte geschäftsstrategische Herausforderung darstelle. Xerox gibt zu bedenken, dass dies aber schwer zu machen sei, wenn bis zu 15 Prozent des Jahresumsatzes an wertvollen Daten potentiell fehlen könnten.

Demnach klafften Bewusstsein und praktische Umsetzung auseinander. Auch beim Umgang mit den Dokumenten gibt es Unterschiede: So würden 43 Prozent den Dokumentendruck ganz oder teilweise auslagern, 21 Prozent vieles digitalisieren und 14 Prozent alles elektronisch archivieren. Letztere lagerten diese Aufgabe aber aus.

Für Jo van Onsem, General Manager von Xerox Global Services in Deutschland, ist dies besonders interessant, da Xerox Dokumentenverwaltung anbietet. Er rät zur selektiven Auslagerung, sowohl um Kosten zu reduzieren als auch die Effizienz und Qualität der Dokumente zu steigern. “Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen sich noch gar nicht mit den Möglichkeiten des Outsourcings befasst haben. Unternehmen, die diese Option komplett außer Acht lassen, verschenken somit nicht nur die Vorteile verbesserter Arbeitsabläufe und deutlicher Kosteneinsparungen, sondern verzichten auch auf eine Möglichkeit, Wettbewerbsvorteile zu realisieren”, sagte er.