Ein kleiner Leitfaden für die Nutzung von E-Mails

Nun haben die Analysten der Experton-Group sich dieser Selbstverständlichkeit angenommen und einen kurzen und präzisen Leitfaden erstellt, wann und wie die Kommunikationsform ‘E-Mail’ zu verwenden ist.

“Im Wesentlichen unterscheiden sich diese Richtlinien für Erstellung und Beantwortung von E-Mails kaum im Vergleich zu anderen Kommunikationsmedien”, teilen die Autoren des Leitfadens mit. Dennoch mahnen die Analysten, vor allem eine Tatsache im Auge zu behalten: “Alles, was Sie elektronisch versenden, kann potentiell ein viel größeres Publikum erreichen als traditionelle Methoden der Kommunikation.” Daher sollte auch nichts per Mail verschickt werden, “was man nicht auch auf der Titelseite eines Magazins” sehen möchte.

Besonders für das Instant Messaging, so die Experten von Experton, könne ein momentaner Lapsus oder Gefühlsausbruch schwerwiegende Folgen haben. Da jedoch Menschen, verschiedene Auffassungen von schriftlichen Formalitäten haben, empfehlen die Marktforscher, sich folgende Liste zu Herzen zu nehmen.

Eine Mail sollte knapp und präzise, einfach lesbar sowie möglichst frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sein. Die Mails sollten zügig beantwortet werden – von automatischen Antworten sowie von der Beantwortung von Spam rät das Beratungshaus dringend ab. Zudem gelte es, rechtliche Formalien einzuhalten. So müssen in allen elektronischen Geschäftsschreiben der Geschäftsführer, Anschreiben, Steuernummer sowie das Handelsregister eines Unternehmens aufgeführt werden. Auch sollte die Mail eine aussagekräftige Betreffzeile haben. Die Mail-Optionen Rückruf, Automatische Antwort, Neuerliches Versenden, Übermittlungsbestätigung sowie Lesebestätigung sollten im Gedächtnis behalten werden. Zuletzt nennen die Analysten die vielleicht wichtigsten Punkte: “Verlassen Sie sich NICHT auf E-Mail für dringende Informationen. Nutzen Sie E-Mail NICHT für unangebrachte Kommunikation.”