Sixt realisiert papierarmen Posteingang

Der Autovermieter Sixt AG ist auf dem Weg zum papierlosen Büro. Seit dem Kick-off eines Projektes, das die Papierflut in der Poststelle eindämmen soll, ist mehr als ein Jahr vergangen. Zur Zufriedenheit von Projektleiter Michael Schwarz.

Das Projekt ‘Digitale Poststelle’ wurde auf Initiative des Vorstandsvorsitzenden Erich Sixt angepackt. Michael Schwarz: “Der Autovermietungsmarkt ist äußerst dynamisch. Wer nachhaltig Erfolg haben will, benötigt konsequente Kundenorientierung, hohe Flexibilität und ausgeprägtes Kostenbewusstsein. Nur so lassen sich Wettbewerbsvorteile auf Dauer sichern.” Wie er im Gespräch mit silicon.de ausführt, war mit der kundenseitigen Digitalisierung der Vermietprozesse ein erster Schritt gemacht worden. “Nun ging es darum, den Papierbedarf in der Verwaltung so weit wie möglich zu reduzieren und damit viel Zeit und Geld zu sparen”, sagt er.

In Zahlen ausgedrückt bearbeitete die Poststelle vor dem Projekt 3500 Seiten Papier am Tag – nur in der Zentrale in Pullach. Laut Schwarz wird dies sichtbar weniger, Tag für Tag. Ihm zufolge wird in Kürze die ganze ein- und ausgehende Post gescannt und ab dort nur noch digital bearbeitet. Das bringe Transparenz in den Arbeitsprozess.

“Jetzt herrscht jederzeit Klarheit darüber, wer wann welches Dokument gerade wie bearbeitet – das bringt uns nicht nur kundenseitig, sondern auch intern einen großen Schritt weiter”, sagt er. Schließlich gebe es bekanntermaßen zwischen dem Stempeln der eingegangenen Post in der Poststelle und einem eventuellen Antwortschreiben mit Postausgangsstempel eine Art von “Black Box” – die will Sixt abschaffen. Laut Schwarz wird es noch in diesem Jahr soweit sein. Nur noch Vorstands- und Personalpost wird aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen gesondert und in Papierform behandelt.

Für die Umsetzung hat sich die Sixt AG für Produkte verschiedener kleinerer Hersteller entschieden, weil die Dynamik der Branche laut Schwarz dies verlange. Bei standardisierten Lösungen dauerten notwendige schnelle Änderungen und Anpassungen zu lange. Das sei auch der Grund, warum Sixt vom Warenwirtschaftssystem bis zum Prozessmanagement eigene Software baue und nur spezialisierte Lösungen, beispielsweise für Personalwesen, zugekauft habe. Die digitale Poststelle besteht aus ‘FreeMind’ des Herstellers ITESOFT. Diese ist die Hauptstütze der neuen Poststelle. Die Software leistet in der Endausbaustufe die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von monatlich über 50.000 Dokumenten mit jeweils bis zu 20 Seiten Umfang, das Auslesen der nötigen Angaben und die Lieferung der Daten an nachgeordnete Systeme wie etwa Finanzbuchhaltung oder GDPdU-konforme Archivierung im Rahmen eines Workflowsystems.

Die anderen tragenden Säulen der Lösung sind das Workflow- und Prozessmanagementsystem der österreichischen Firma Icodex, ein Bestellsystem der Münchner proConIT auf Basis von Icodex-Software und ein biometrisches Authentisierungssystem des Stuttgarter Spezialisten StepOver. Michael Schwarz will erreichen, dass damit 80 Prozent der papiernen Post bis Jahresende der Vergangenheit angehören.