E-Mail-Archivierung ist der erste Schritt zur Compliance

“E-Mail-Archivierung ist für viele Firmen der erste Schritt zur Compliance”, sagte Jürgen Obermann, CEO von GFT Inboxx, einem Unternehmen der GFT, gegenüber silicon.de. Der Launch der Firma und der gleichnamigen Lösung, die bereits bei mehr als 60 Anwendern aus Großkundenbereich und Mittelstand im In- und Ausland eingesetzt ist, steht unter dem Motto, ein “Rundum-Sorglos-Paket” zu liefern.

Die regelbasierte Ablage ein- und ausgehender Mails kann über Policies angepasst werden. Eine integrierte Volltextsuche erreicht ein Wiederfinden in kürzester Zeit. Was Obermann aber – neben der Unterstützung von Lotus, Novell und Microsoft –  als Alleinstellungsmerkmal bezeichnete, ist der Vorabeinbau von Compliance-Regeln. “Sarbanes Oxley ist für die wenigsten Firmen relevant, haben wir festgestellt. Kein Wunder, denn Europa allein verfügt schon über nahezu 30 unterschiedliche Regelsätze, was die finanzpolitischen und wirtschaftlichen sowie rechtlichen Anforderungen an ein Archivierungssystem der Wirtschaft angeht”, beschrieb Obermann.

Daher habe GFT Inboxx “mehrere Anwälte losgeschickt, die gerade alle europäischen Regeln zusammenstellen, auf die wir im Produkt reagieren müssen”. Zwar sei eine einheitliche europäische Compliance-Regelung nicht mehr fern, ließ er durchblicken. Doch bis dahin müssten Unternehmen, die über die nationalen Grenzen hinweg Geschäfte machen wollen, ihre digitalen Ablagesysteme nachweisen können.

Als weiteren Punkt verbuchte er, dass die Lösung beim Versand von großen Anhängen innerhalb von Unternehmen oder Teams einen simplen, aber effektiven Trick anwendet, der das System und das Netzwerk um bis zu 80 Prozent entlasten kann. “Unsere Single-Instance-Funktion  erlaubt, die voluminösen Anhänge einfach zu entfernen, egal, wie oft die Mail verschickt wird – der Anhang wird durch einen Link in der Mail ersetzt, dieser führt jeden Adressaten zuverlässig zu den auf dem Server liegenden richtigen Anhängen. So können die Anhänge so schnell wie gewohnt betrachtet werden, ohne dass die Netzwerke in die Knie gehen, weil mal eben eine Powerpoint-Präsentation in der Schlusskontroll-Phase ist”, sagte Obermann. Die Größenbegrenzung von E-Mail-Fächern, wie sie bereits in vielen Unternehmen gang und gäbe ist, wird damit ebenfalls angesprochen.

Die Lösung erlaube außerdem eine einheitliche Archivierung der unstrukturierten Daten im ganzen Unternehmen. Einfache Implementierung, die Migration aller Datensätze ohne Verlust und die Möglichkeit, interne Policies einzuspielen, zu verwalten und zu ändern, runden die Lösung ab. Für Unternehmen, die vom Gesetzgeber verpflichtet sind, ihre Mails etwa zehn Jahre zu speichern, haben die Programmierer die Unterstützung aller gängigen Speichermedien eingebaut. Die Lösung liegt über dem Server – sei es Lotus Notes, Novell Groupwise oder Microsoft Exchange – und sie kann auch in heterogenen Mail-Systemen eingesetzt werden.

Obermann: “Unsere Lösung beherrscht 250 Dateiformate, dazu gehören auch Spezialformate aus einzelnen Branchen; das Produkt ist getestet, bereits im Einsatz und läuft stabil; unsere Beratung hilft durch die Entscheidungsphase und die eintägige Implementierung, falls gewünscht; in Spanien sind etwa 600 GFT-Programmierer bereit, Anpassungen vorzunehmen, falls dies nötig sein sollte – jetzt müssen die Kunden nur noch wissen, was sie mit ihrem Archiv tun wollen. Das können wir ihnen nicht abnehmen.”