Mittelstand ist fahrlässig bei E-Mail-Archivierung

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihren elektronischen Geschäftsverkehr ordnungsgemäß zu archivieren. Doch wie wird das komplexe Thema in den Firmen tatsächlich gehandhabt? “Nur wenige deutsche Unternehmen archivieren E-Mails den rechtlichen Anforderungen entsprechend – wähnen sich aber auf der sicheren Seite”, fasst Daniel Hofmann, Geschäftsführer von antispameurope, das zentrale Ergebnis der repräsentativen Untersuchung zusammen.

Die Anforderungen scheinen eindeutig: Steuerlich relevante E-Mails sind digital zu archivieren, typisch über sechs oder zehn Jahre. Ob eine bestimmte E-Mail zu archivieren ist, lässt sich im Vorhinein aber oft nur schwer feststellen. Um bei der Archivierung von E-Mails rechtlich “auf der sicheren Seite” zu sein, das heißt den Anforderungen der GDPdU(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuches sicher zu genügen, sollten Unternehmen daher alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig und nachweislich unverändert und unveränderbar über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren elektronisch archivieren. Wie die aktuell durchgeführte Studie belegt, werden diese Regelungen von den wenigsten deutschen Unternehmen umgesetzt:

Zwischen 75,5 Prozent (20-50 Mitarbeiter) und 93 Prozent (2000-5000 Mitarbeiter) der Unternehmen speichern zum Beispiel eingehende E-Mails; zwischen 61,2 Prozent (20-50 Mitarbeiter) und 88,4 Prozent (2000-5000 Mitarbeiter) archivieren ausgehende elektronische Post. Der Anteil der rechtlich einwandfrei archivierenden Unternehmen liegt je nach Unternehmensgröße bei unter sechs Prozent (bis 500 Mitarbeiter), bei circa zwölf Prozent (500-1000 Mitarbeiter) beziehungsweise bei gerade einmal etwa 22,4 Prozent in großen Unternehmen mit 1000 bis 2000 Mitarbeitern sowie bei 20,9 Prozent in sehr großen Firmen.