Mittelstand ist fahrlässig bei E-Mail-Archivierung

Auffallend ist, das besondere der Mittelstand eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung vernachlässigt. So wird in 24,5 Prozent (20-50 Mitarbeiter) bis 17,6 Prozent (500-1000 Mitarbeiter) der mittelständischen Firmen eingehende E-Mail überhaupt nicht archiviert; ähnliche, noch deutlich schlechtere Werte, gibt es für ausgehende E-Mails. In nahezu der Hälfte der Unternehmen bis 200 Mitarbeiter sind die bereits seit 2002 geltenden GDPdU unbekannt, auch bei großen Unternehmen gibt es erhebliche Wissenslücken.

“In deutschen Unternehmen gibt es massiven Aufklärungsbedarf über die richtige Art und Weise sowie die Möglichkeiten, E-Mails systematisch aufzubewahren“, meint Hofmann. Dabei ist E-Mail in vielen Unternehmen das meistgenutzte Kommunikationsmittel. Den Unternehmen drohen bei nicht regelkonformer Speicherung Strafen durch die Behörden und die Schätzung von Besteuerungsgrundlagen. Zudem sind Vorstände und Geschäftsführer persönlich haftbar für das Einhalten der gesetzlichen Regelungen.

Die Gründe für das teils mangelhafte Archivierungsverhalten, gerade bei kleineren Unternehmen, sieht der Anbieter von Managed E-Mail-Security Services neben Unkenntnis über die Regelungen hauptsächlich in den hohen Kosten: “Die technisch eigentlich nötigen Systeme sind vielfach auf Großunternehmen ausgerichtet, teuer in der Anschaffung und für den Mittelstand unerschwinglich”, erklärt Hofmann.