Revisionssichere E-Mail-Archivierung von Collax

Das Collax-Modul ‘E-Mail Archive’ sorgt jetzt für die professionelle Verwaltung der digitalen Korrespondenz. Denn wer die gesetzlichen Bestimmungen einhalten will, muss die technischen und unternehmerischen Prozesse zur Archivierung korrekt und möglichst zertifiziert umsetzen – ein gewöhnliches Backup, bei dem nur der jeweilige Stand zu bestimmten Zeitpunkten gesichert wird, reicht für diese Anforderungen nicht aus.

“Muss man etwa vor Gericht belegen, dass eine E-Mail mit fraglichem Inhalt tatsächlich zugestellt wurde, sind die Anforderungen an die Archivierung deutlich höher als bei einer revisionssicheren Ablage”, erklärt Collax-CEO Boris Nalbach. So könne es bei der beweissicheren Archivierung beispielsweise eine Rolle spielen, wer welche Passwörter bekommen hat, oder wie zugänglich die Hardware ist, auf der sich die E-Mails befinden.

Das Collax E-Mail Archive – ein Modul für den Collax Business Server (CBS), das Collax Security Gateway (CSG) sowie den Collax Open-Xchange Server (CXS) – stellt die revisionssichere Aufbewahrung von E-Mails sicher und verfügt zudem über einen Mechanismus zur Kontrolle der Datenintegrität.

Neben einer umfangreichen Suchfunktion mit indizierten Recherchemöglichkeiten bietet die Lösung auch die Vergabemöglichkeit von Zugängen für Mitarbeiter, so dass sie auch zum direkten Nutzen im Unternehmen eingesetzt werden kann. Durch die vollständige Automatisierung der Archivierung sei das System laut Hersteller besonders einfach in der Handhabung.

Beim Versenden oder Empfangen einer E-Mail wird diese automatisch im Archiv abgelegt. Eine elektronische Signatur für jede Nachricht gewährleistet, dass die Authentizität jederzeit nachgewiesen werden kann. Über einen Web-Zugriff erhalten ausgewählte Benutzer Zugang zum Archiv und können so auf die eigenen empfangenen und versendeten E-Mails zugreifen. Autorisierte Prüfer indes erhalten per Auditoren-Zugang Zugriff auf alle archivierten E-Mails.

Darüber hinaus werden alle E-Mails im Archiv für die Suche per Web-Anwendung indiziert. Zu den Suchkriterien gehören kombinierbare Felder wie Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt sowie definierbare Zeiträume.