Archivierungspflicht gilt auch bei Instant Messages und Skype
Unternehmen, die die Kommunikation per IM oder Skype nicht speichern, gehen ein erhebliches rechtliches Risiko ein. Denn der Gesetzgeber behandelt auch diese modernen Medien wie ein Schriftstück, das archiviert werden muss.
“Die Mitteilung muss sich dabei an einen konkreten Empfänger richten, die äußere Form ist irrelevant”, führt Schicker weiter aus. Diese Definition trifft auf die gängigen Instant-Messaging-Systeme zu: Aufgrund der Logging-Funktionen hat der Empfänger von Instant Messages die Möglichkeit, die Nachricht auszudrucken. Technisch gesehen können diese Nachrichten damit tatsächlich Handelsbriefe sein.
Doch woher weiß ein Unternehmen, dass ein solches Schriftstück geschäftsrelevant und damit inhaltlich gesehen ein Handelsbrief ist? Schicker: “Handelsbriefe sind alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen – das heißt, wenn sie sich auf dessen Vorbereitung, Abschluss oder Rückgängigmachung beziehen.”
Schreiben wie Preisangaben, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen sind Geschäftsbriefe. Dabei muss der Begriff Geschäftsbrief in der Praxis weit ausgelegt werden – ausgenommen sind lediglich Mitteilungen zwischen Niederlassungen mit Gesellschaftern. Erfasst werden müssen auch Kommunikationen zwischen verbundenen Unternehmen und Schreiben an Arbeitnehmer.
“Sofern diese Vorraussetzungen erfüllt sind”, so Schicker, “kann auch eine Instant Message als rechtlich relevante Nachricht eingestuft werden, auf die sich die Archivierungspflicht erstreckt.”
