Categories: ManagementPolitik

Archivierungspflicht gilt auch bei Instant Messages und Skype

“Die Mitteilung muss sich dabei an einen konkreten Empfänger richten, die äußere Form ist irrelevant”, führt Schicker weiter aus. Diese Definition trifft auf die gängigen Instant-Messaging-Systeme zu: Aufgrund der Logging-Funktionen hat der Empfänger von Instant Messages die Möglichkeit, die Nachricht auszudrucken. Technisch gesehen können diese Nachrichten damit tatsächlich Handelsbriefe sein.

Doch woher weiß ein Unternehmen, dass ein solches Schriftstück geschäftsrelevant und damit inhaltlich gesehen ein Handelsbrief ist? Schicker: “Handelsbriefe sind alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen – das heißt, wenn sie sich auf dessen Vorbereitung, Abschluss oder Rückgängigmachung beziehen.”

Schreiben wie Preisangaben, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen sind Geschäftsbriefe. Dabei muss der Begriff Geschäftsbrief in der Praxis weit ausgelegt werden – ausgenommen sind lediglich Mitteilungen zwischen Niederlassungen mit Gesellschaftern. Erfasst werden müssen auch Kommunikationen zwischen verbundenen Unternehmen und Schreiben an Arbeitnehmer.

“Sofern diese Vorraussetzungen erfüllt sind”, so Schicker, “kann auch eine Instant Message als rechtlich relevante Nachricht eingestuft werden, auf die sich die Archivierungspflicht erstreckt.”

Page: 1 2 3 4

Silicon-Redaktion

View Comments

  • Archivierung in aller Munde
    Als Skype nutzer frage ich mich, wie weit dies mit der Archivierung noch getrieben werden soll. Wir nutzen zwar Skype ausschließlich intern, entgehen demnach der genannten Archivierungspflicht, dennoch ist Skype immer noch ein Mittel wie z.B. das Telefon.
    Da stellt sich mir die Frage, ob ich in Zukunft auch alle Anrufe Archivieren muss .... ?

  • Re: Archivierung in aller Munde
    Es gehlt wohl eher um die Textmitteilungen in Skype - hoffe ich zumindest ;p

  • nur Schriftliches
    Wie ich es verstanden habe, betrifft es nur schriftliche Vorgänge, die zum Geschäftsgebahren einer Firma gehören. Private Nachrichten zählen also nicht dazu, sondern nur schriftlicher Verkehr zwischen potentiellen Kunden/Lieferanten und der Firma.

    Wenn ich zurückdenke, haben wir damals übrigens in keiner Firma Emails von/an Kunden archiviert. Wir wussten nicht einmal, dass man das musste. Aber die Firmen sind eh allesamt pleite. :-)

  • Archivierung in aller Munde
    Die private Kommunikation mittels Firmen-Rechner ist bei der Archivierung ohnehin ein Problem. Der Arbeitgeber ist dann gegenüber seinen Mitarbeitern TK-Provider und muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Mitarchivierte Privat-Mails würden aber z.B. bei einer Steuerprüfung quasi unerlaubt weitergegeben. Ausfiltern geht aber auch nicht: dazu müsste der Arbeitgeber reinschauen. Bei einem Seminar zum Thema wurde vom vortragenden Juristen klar die Losung ausgegeben: "Verbieten Sie private eMails am Arbeitsplatz! Basta!" Danke, lieber Staat, für Deine hoch qualitative Gesetzgebung.

Recent Posts

IBM sieht Nachhaltigkeit als KI-Treiber

Neun von zehn deutschen Managern erwarten, dass der Einsatz von KI auf ihre Nachhaltigkeitsziele einzahlen…

2 Tagen ago

Wie KI das Rechnungsmanagement optimiert

Intergermania Transport automatisiert die Belegerfassung mit KI und profitiert von 95 Prozent Zeitersparnis.

2 Tagen ago

Zukunft der europäischen Cybersicherheit ist automatisiert

Cyberattacken finden in allen Branchen statt, und Geschwindigkeit und Häufigkeit der Angriffe werden weiter zunehmen,…

2 Tagen ago

Imperva: API-Nutzung vergrößert Angriffsfläche

Trends 2025 Application Security: Prompt Injection, Super Hacking Tool und Extended Berkeley Packet Filter.

3 Tagen ago

Zendesk: KI-Integration steht auch beim Kundenservice am Anfang

Trends 2025 in der Kundenkommunikation: Schatten-KI, Bot-Kommunikation und menschenähnlichen KI-Agenten.

3 Tagen ago

Cyberangriffe kosten Unternehmen im Schnitt 1 Million Dollar

Aus Sicht des Sicherheitsdienstleisters Kaspersky liegen Schadenskosten und Investitionen in Cybersicherheit damit fast gleichauf.

4 Tagen ago