“Die Mitteilung muss sich dabei an einen konkreten Empfänger richten, die äußere Form ist irrelevant”, führt Schicker weiter aus. Diese Definition trifft auf die gängigen Instant-Messaging-Systeme zu: Aufgrund der Logging-Funktionen hat der Empfänger von Instant Messages die Möglichkeit, die Nachricht auszudrucken. Technisch gesehen können diese Nachrichten damit tatsächlich Handelsbriefe sein.
Doch woher weiß ein Unternehmen, dass ein solches Schriftstück geschäftsrelevant und damit inhaltlich gesehen ein Handelsbrief ist? Schicker: “Handelsbriefe sind alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen – das heißt, wenn sie sich auf dessen Vorbereitung, Abschluss oder Rückgängigmachung beziehen.”
Schreiben wie Preisangaben, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen sind Geschäftsbriefe. Dabei muss der Begriff Geschäftsbrief in der Praxis weit ausgelegt werden – ausgenommen sind lediglich Mitteilungen zwischen Niederlassungen mit Gesellschaftern. Erfasst werden müssen auch Kommunikationen zwischen verbundenen Unternehmen und Schreiben an Arbeitnehmer.
“Sofern diese Vorraussetzungen erfüllt sind”, so Schicker, “kann auch eine Instant Message als rechtlich relevante Nachricht eingestuft werden, auf die sich die Archivierungspflicht erstreckt.”
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Archivierung in aller Munde
Als Skype nutzer frage ich mich, wie weit dies mit der Archivierung noch getrieben werden soll. Wir nutzen zwar Skype ausschließlich intern, entgehen demnach der genannten Archivierungspflicht, dennoch ist Skype immer noch ein Mittel wie z.B. das Telefon.
Da stellt sich mir die Frage, ob ich in Zukunft auch alle Anrufe Archivieren muss .... ?
Re: Archivierung in aller Munde
Es gehlt wohl eher um die Textmitteilungen in Skype - hoffe ich zumindest ;p
nur Schriftliches
Wie ich es verstanden habe, betrifft es nur schriftliche Vorgänge, die zum Geschäftsgebahren einer Firma gehören. Private Nachrichten zählen also nicht dazu, sondern nur schriftlicher Verkehr zwischen potentiellen Kunden/Lieferanten und der Firma.
Wenn ich zurückdenke, haben wir damals übrigens in keiner Firma Emails von/an Kunden archiviert. Wir wussten nicht einmal, dass man das musste. Aber die Firmen sind eh allesamt pleite. :-)
Archivierung in aller Munde
Die private Kommunikation mittels Firmen-Rechner ist bei der Archivierung ohnehin ein Problem. Der Arbeitgeber ist dann gegenüber seinen Mitarbeitern TK-Provider und muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Mitarchivierte Privat-Mails würden aber z.B. bei einer Steuerprüfung quasi unerlaubt weitergegeben. Ausfiltern geht aber auch nicht: dazu müsste der Arbeitgeber reinschauen. Bei einem Seminar zum Thema wurde vom vortragenden Juristen klar die Losung ausgegeben: "Verbieten Sie private eMails am Arbeitsplatz! Basta!" Danke, lieber Staat, für Deine hoch qualitative Gesetzgebung.