Archivierungspflicht gilt auch bei Instant Messages und Skype

Für Unternehmen heißt das, dass es für die Definition von Handelsbriefen nicht auf die Form ankommt, sondern auf den Inhalt. Der Gesetzgeber halte sich laut Schicker bei der technichschen Definition zurück und lasse so den Anwendungsbereich für künftig relevante Kommunikationsformen offen.

Sofern also via Instant Messaging Mitarbeiter steuerrechtlich relevante Inhalte verschicken, gilt die Archivierungspflicht. Stefan Schicker: “Es gibt dazu zwar noch keine höchstrichterliche Entscheidung, nachdem die Archivierung jedoch für viele Jahre vorgesehen ist, sollten Unternehmen kein Risiko eingehen.”

In der Praxis bedeute das: Alle Dokumente müssen unverändert archiviert werden, mit geeigneten Retrieval-Techniken wieder auffindbar sein und in genau der gleichen Form, in der sie erfasst wurden, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Darüber hinaus muss das System dem Anwender die Möglichkeit geben, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Was droht Unternehmen, die dies versäumen?

Kommen Unternehmen den gesetzlichen Bestimmungen nicht nach, drohen Bußgelder oder sogar Haftstrafen. Letzteres ist in der Praxis bislang selten vorgekommen. Stefan Schicker: “Bei fehlender Archivierung kann es darüber hinaus zu Problemen bei der Steuererklärung kommen, sofern die Unterlagen zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Steuererklärung nicht ausreichen, weil wichtige Nachrichten nicht archiviert wurden, ist es denkbar, dass die Finanzbehörden den Steuerertrag schätzen. Auch sind manche Wirtschaftsprüfer nicht bereit, die Freigabe für eine Erklärung zu erteilen, wenn wichtige Unterlagen fehlen.”