Bevor also Unternehmen Skype, MSN und ähnliche Dienste installieren, sollten sie entscheiden, wie mit dem neuen Medium umgegangen wird. Nutzen Mitarbeiter das System auch extern zum Beispiel für den Austausch mit Kunden, muss das Unternehmen diese Nachrichten aufbewahren. Dazu benötigt man ein Archivierungssystem, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und automatisch sämtliche Nachrichten speichert.
Bereits bei der Auswahl eines Instant- Messaging-Dienstes sollten Unternehmen daher auf Funktionen wie Archivierung, Filter und Scanning achten. Denn die Verantwortung für eine Fall-zu-Fall-Entscheidung, wann eine Nachricht geschäftsrelevant ist oder nicht, kann keinem Mitarbeiter übertragen werden.
Ohne diese Vorkehrungen bleiben zwei Alternativen: Die Unternehmensführung kann die Mitarbeiter anweisen, Instant Messages nur intern zu nutzen, oder die erlaubte externe Nutzung genau in einer Richtlinie festlegen. Als dritte Alternative bleibt, solche Dienste grundsätzlich zu untersagen.
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Archivierung in aller Munde
Als Skype nutzer frage ich mich, wie weit dies mit der Archivierung noch getrieben werden soll. Wir nutzen zwar Skype ausschließlich intern, entgehen demnach der genannten Archivierungspflicht, dennoch ist Skype immer noch ein Mittel wie z.B. das Telefon.
Da stellt sich mir die Frage, ob ich in Zukunft auch alle Anrufe Archivieren muss .... ?
Re: Archivierung in aller Munde
Es gehlt wohl eher um die Textmitteilungen in Skype - hoffe ich zumindest ;p
nur Schriftliches
Wie ich es verstanden habe, betrifft es nur schriftliche Vorgänge, die zum Geschäftsgebahren einer Firma gehören. Private Nachrichten zählen also nicht dazu, sondern nur schriftlicher Verkehr zwischen potentiellen Kunden/Lieferanten und der Firma.
Wenn ich zurückdenke, haben wir damals übrigens in keiner Firma Emails von/an Kunden archiviert. Wir wussten nicht einmal, dass man das musste. Aber die Firmen sind eh allesamt pleite. :-)
Archivierung in aller Munde
Die private Kommunikation mittels Firmen-Rechner ist bei der Archivierung ohnehin ein Problem. Der Arbeitgeber ist dann gegenüber seinen Mitarbeitern TK-Provider und muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Mitarchivierte Privat-Mails würden aber z.B. bei einer Steuerprüfung quasi unerlaubt weitergegeben. Ausfiltern geht aber auch nicht: dazu müsste der Arbeitgeber reinschauen. Bei einem Seminar zum Thema wurde vom vortragenden Juristen klar die Losung ausgegeben: "Verbieten Sie private eMails am Arbeitsplatz! Basta!" Danke, lieber Staat, für Deine hoch qualitative Gesetzgebung.