Archivierungspflicht gilt auch bei Instant Messages und Skype
Unternehmen, die die Kommunikation per IM oder Skype nicht speichern, gehen ein erhebliches rechtliches Risiko ein. Denn der Gesetzgeber behandelt auch diese modernen Medien wie ein Schriftstück, das archiviert werden muss.
Bevor also Unternehmen Skype, MSN und ähnliche Dienste installieren, sollten sie entscheiden, wie mit dem neuen Medium umgegangen wird. Nutzen Mitarbeiter das System auch extern zum Beispiel für den Austausch mit Kunden, muss das Unternehmen diese Nachrichten aufbewahren. Dazu benötigt man ein Archivierungssystem, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und automatisch sämtliche Nachrichten speichert.
Bereits bei der Auswahl eines Instant- Messaging-Dienstes sollten Unternehmen daher auf Funktionen wie Archivierung, Filter und Scanning achten. Denn die Verantwortung für eine Fall-zu-Fall-Entscheidung, wann eine Nachricht geschäftsrelevant ist oder nicht, kann keinem Mitarbeiter übertragen werden.
Ohne diese Vorkehrungen bleiben zwei Alternativen: Die Unternehmensführung kann die Mitarbeiter anweisen, Instant Messages nur intern zu nutzen, oder die erlaubte externe Nutzung genau in einer Richtlinie festlegen. Als dritte Alternative bleibt, solche Dienste grundsätzlich zu untersagen.
