Metrik gegen den Kostenbumerang

Ohne aussagefähige KPIs und deren Vergleich mit anderen Unternehmen können Entscheidungen über Kürzungen oder Investitionen nur auf Grundlage von interner Firmensicht, Dringlichkeit oder auf einer bestmöglichen Schätzung beruhen.

Die Durchführung eines Benchmarks trägt wesentlich dazu bei, dass Einsparungen an den richtigen Stellen getätigt werden, ohne negativen Einfluss auf die Performance und Qualität der Dienstleistung. Auch der Zeitpunkt einer Restrukturierungsmaßnahme muss wohl überlegt sein.

Outsourcing-Kosten zu überprüfen ist eine Herausforderung für jedes Unternehmen. Nach Umfragen von Metri haben über 60 Prozent der Unternehmen oft das Gefühl, dass sie zu viel an ihre IT-Dienstleister zahlen. Ein wesentlicher Grund dafür ist, dass die meisten Abrechnungen von IT-Leistungen für die Kunden nicht transparent und nur selten ausreichend nachvollziehbar sind. Dadurch ist ein Controlling der Preistreiber für die extern eingekauften Dienstleistungen nur beschränkt möglich. Analysen haben auch gezeigt, dass die Dienstleister ihre höheren Preise mit der hohen Komplexität des Kunden rechtfertigen, aber ihrerseits keine konkreten Vorschläge zur Reduzierung ihren Kunden unterbreiten. Dennoch sollte der Kunde seinen Anbieter dazu auffordern, durch Standardisierungsprojekte kurzfristige Kosteneinsparungen zu erzielen.

Des Weiteren sind bei vielen Dienstleistern die Serviceleistungen und Service Level Agreements unvollständig oder nicht mehr zeitgemäß beschrieben und unzureichend dokumentiert. Die Erkenntnis, ob ein zu geringer oder sogar zu hoher Preis für eine Leistung bezahlt wird, ist dann reine Gefühlssache. Sie entbehrt einer objektiven Grundlage. Abhilfe schafft hier ein aktueller Marktpreisvergleich auf Basis eines Benchmarks.

Gemeinsam mit dem Dienstleister sollte der Kunde einen Servicekatalog erstellen, in dem jede Dienstleistung mit seinen Leistungs-, Qualiäts- und Kostenkomponenten aufgeschlüsselt ist.
Bei diesem Prozess sollten auf jeden Fall die Geschäfts- oder Fachbereiche einbezogen werden, damit die Dienstleistungen auch den jeweiligen Anforderungen und Vorgaben entsprechen.

Ein äußerst wichtiger Punkt ist die Aufnahme von Benchmark-Klauseln in den Dienstleistungsverträgen. Nur dadurch wird garantiert, dass die Servicepreise die tatsächlichen Marktentwicklungen reflektieren.