Unternehmen sollten ihre Kommunikation überdenken
Das Analystenhaus Forrester Research hat die Ergebnisse einer europaweiten Untersuchung zu Kommunikation in und unter Unternehmen veröffentlicht. Ziel war es herauszufinden, wie Wissensarbeiter kollaborieren und mit welchen Herausforderungen sie dabei konfrontiert werden.
Die Untersuchung, die zwischen dem 4. und dem 22. August 2008 erhoben wurde, liefert außerdem die folgenden Erkenntnisse:
Technologie fördert die Teamarbeit – und macht sie komplizierter.
Obwohl Telefon und E-Mail für europäische Wissensspezialisten die bevorzugten Methoden zur Zusammenarbeit sind, äußern diese gleichzeitig ihre Unzufriedenheit mit den genutzten Werkzeugen. Sie würden gern mehr über mögliche Alternativen erfahren. Da Wissensarbeiter mehr denn je mit weit verteilten Teammitgliedern kommunizieren müssen, stehen IT-Verantwortliche vor zahlreichen strategischen und taktischen Herausforderungen, denen sie als Business-Partner im Unternehmen begegnen müssen. Gefragt sind die richtigen Technologien, die den Bedürfnissen der Wissensarbeiter entsprechen, gleichzeitig die Inhalte sichern und die Zusammenarbeit effektiv verbessern.
Informationserfassung als kritischer Punkt der Ad-Hoc-Zusammenarbeit.
Kommunikation in Echtzeit ist zwar die bevorzugte Art der Zusammenarbeit, verursacht jedoch bei der Verarbeitung von Antworten und Informationen oftmals einen erheblichen Mehraufwand. Ohne Technologien zum Extrahieren und Zusammenfassen der relevanten Daten ist der Weg bis zur Fertigstellung einer aussagekräftigen Auswertung langwierig, ohne dass aus der investierten Zeit ein Mehrwert entsteht. Forrester empfiehlt, dass IT-Abteilungen E-Mail- oder Telefon-basierte Methoden zur Informationserfassung wie Umfragen oder Formulare um messbare, ansprechende Ansätze erweitern, mit denen sich Daten nicht nur sammeln, sondern auch zusammenfassen und aufbereiten lassen.
Höhere Anforderungen an die Qualität der Kommunikation.
Da die Erwartungen an die Aufbereitung von Informationen stetig steigen, stehen Wissensspezialisten vor der Herausforderung, ihre Kommunikation möglichst hochwertig und überzeugend zu gestalten. Fast die Hälfte (49 Prozent) der Befragten gaben an, mindestens einmal pro Monat Inhalte im Team erstellen zu müssen. Der Untersuchung zufolge haben 87 Prozent der Wissensarbeiter in Europa Schwierigkeiten mit den dabei genutzten Standardwerkzeugen. Forrester regt daher an, dass IT-Abteilungen Lösungen im Sinne eines ‘Design for People’-Ansatzes entwickeln, die Anwendern bei der Erstellung hochqualitativer Kommunikationsinhalte helfen. Zudem sollten spätere Anpassungen möglich sein, da die Ansprüche an die Werkzeuge zur Zusammenarbeit und das Enterprise 2.0 weiter steigen werden.
Sicherheitsrisiken der aktuellen Methoden zur Zusammenarbeit werden unterschätzt.
Die Studienergebnisse zeigen außerdem, dass die Arbeitsgewohnheiten von Wissensarbeitern oftmals nicht den Sicherheitsanforderungen in Unternehmen entsprechen. Forrester stellt fest, dass IT-Verantwortliche Wissensarbeiter über die Risiken aufklären und Werkzeuge sowie Prozesse entwickeln müssen, um die Gefährdung sensibler Informationen auf ein Minimum zu reduzieren. Die Untersuchung der Kommunikationspräferenzen zeigt dabei, dass ein möglichst wirksamer Schutz auf Dokumenten-Ebene angesiedelt sein sollte.
