Der Groupware-Anbieter Kerio Technologies hat einige Auswahlkriterien zusammengestellt, die sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) richten:
1. Funktionsumfang bedenken: Überlegen Sie vor der Anschaffung einer neuen Groupware-Lösung, welche Kommunikationsprozesse Sie optimieren möchten und welche Funktionen Sie wirklich brauchen. Zu den wichtigsten Funktionen zählen E-Mail, Terminverwaltung, Aufgaben, Kontakte, Notizen sowie der Zugriff auf freigegebene und öffentliche Ordner.
2. Gewohnten Groupware-Client behalten: Die Einführung neuer Software steht und fällt meist mit der Akzeptanz der Anwender. Wählen Sie am besten eine Lösung, die Ihnen die Möglichkeit gibt, den gewohnten Groupware-Client weiter zu benutzen. Damit meistern Sie die Akzeptanz-Hürde und sparen Zeit und Geld für Schulungen. Die gängigen Clients für Microsoft-Plattformen sind Outlook oder Vista-Mail und -Kalender, für Apple-Nutzer Entourage und für Linux-Anwender Lightning oder Sunbird.
3. Heimarbeit ermöglichen: Flexible Arbeitsplatzmodelle werden immer wichtiger. Ermöglichen Sie Mitarbeitern, auch im Home Office an der Kommunikation teilzuhaben. Das geht einfach, wenn die von Ihnen gewählte Groupware-Lösung auch einen Webclient anbietet, der alle gängigen Browser unterstützt.
4. Mobile Mitarbeiter einbinden: Der Blackberry, der PDA oder das iPhone sind für viele Außendienstmitarbeiter die Lebensader zum Unternehmen. Um unterwegs immer auf dem aktuellen Stand zu sein, müssen sie E-Mails, Termine und Aufgaben per Push-Funktion erhalten können. Der Groupware-Server sollte daher auch die im Unternehmen vorhandenen mobilen Endgeräte reibungslos unterstützen. Eine zusätzliche Remote-Wipe-Funktion ist in diesem Falle nützlich, damit Daten bei Verlust oder Diebstahl des Gerätes nicht in fremde Hände fallen.
5. Hardwarekosten senken: Um Kosten bei der Anschaffung der Hardware zu sparen, gibt es für KMUs verschiedene Wege: Eine Möglichkeit ist es, die Groupware als virtuelle Appliance auf bereits bestehenden Server-Ressourcen einzusetzen. Für kleinere Unternehmen ist ein anderer Weg, die Groupware auf einem Client-Betriebssystem laufen zu lassen. Aus Stabilitätsgründen ist bei Microsoft-Systemen allerdings von XP abzuraten.
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