CIO-Strategien gegen das Totsparen bei der IT

Beide Ansätze sind falsch und führen zu CTB-Ausgaben von geringem oder gar keinem Wert. Unumgänglich ist daher eine enge Partnerschaft zwischen Unternehmensleitung und IT, schon bevor Projekte in Angriff genommen werden. Das heißt, die IT-Abteilung muss ein fundiertes Verständnis der Geschäftsziele, der Kunden, der Produkte, der Strategie, der Marktveränderungen und aller weiteren Einflussgrößen auf den Geschäftserfolg entwickeln. Aufgabe der Unternehmensleitung wiederum ist es zu verstehen, wie die IT-Abteilung zu mehr Effizienz beiträgt. Das heißt, sie muss sich Zeit für die IT nehmen und den Verantwortlichen in der IT ihre Anforderungen an die IT erklären.

2. Welchem Zweck dienen IT-Ausgaben und welcher Unternehmensbereich kommt dafür auf?
Für den Zweck kommt nur eine von vier Möglichkeiten infrage: Erträge steigern oder sichern; Kosten reduzieren, eliminieren oder vermeiden; Risiken reduzieren oder abschwächen; Rechtliche Vorgaben und Anforderungen von Zertifizierungen einhalten. Können die Ausgaben nicht unmittelbar einer oder mehreren der vier Möglichkeiten zugeordnet werden, muss die Frage gestellt werden, warum das Unternehmen diese Ausgaben überhaupt haben möchte bzw. warum die IT-Abteilung an diesem Projekt arbeiten soll.

Ein gutes Portfolio Management leistet hier in Kombination mit einem geeigneten Investitionsmanagement wertvolle Dienste, denn mit den richtigen Tools ist die Bestimmung des Zwecks ziemlich einfach. Überflüssige und unnötige Projekte können rasch erkannt und eingestellt werden. Auch die Finanzierung ist ein entscheidender Punkt. Welcher Geschäftsbereich für die Ausgaben letztendlich aufzukommen hat, muss eindeutig geklärt sein. Es sollte möglichst ein internes Profit Center sein, damit die Investitionen in das Gesamtbetriebsergebnis des Profit Center einfließen können.

3. Sind die begrenzten CTB-Ausgaben so am besten eingesetzt?
Es gibt viele Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten. Ich denke, am hilfreichsten ist ein Blick auf den Return on Investment (ROI). Unternehmen sollten vor allen größeren Investitionen eine ROI-Analyse durchführen, die von der IT-Abteilung, dem Kostenträger und von der Finanzabteilung geprüft und genehmigt werden muss. Damit CTB-Gelder auch in Krisenzeiten optimal eingesetzt werden, kann der ROIZeitrahmen beispielsweise von drei auf zwei Jahre verkürzt oder das ROIMindestniveau angehoben werden. Die einzelnen Renditeanalysen werden dann mit alternativen Investitionsmöglichkeiten gegenübergestellt. Auch für diesen Vergleich empfiehlt sich ein Portfolio-Management-System.

Außerdem muss sich der Bereich, der die Finanzierung übernommen hat, darüber im Klaren sein, dass mit der Genehmigung auch eine Verpflichtung gegenüber den vereinbarten Finanzzielen verbunden ist. Eine Kostenreduzierung in Höhe von 100.000 Euro reduziert das Budget der finanzierenden Abteilung nach Abschluss des Projekts also auch um genau diesen Betrag. Sobald alle drei Fragen beantwortet sind, können die CTB-Maßnahmen fortgesetzt werden, weil nun geklärt ist, dass der Ausgabenzweck und die Unternehmensziele vereinbar sind. In prekären wirtschaftlichen Zeiten gilt es, schwierige Entscheidungen zu treffen und Führungsstärke zu beweisen. Es allen nachzumachen und die IT-Gesamtausgaben zu kürzen, ist keine besondere Leistung. Wagen Sie einen neuen Ansatz! Setzen Sie sich und Ihr Unternehmen vom Wettbewerb ab. Sie werden überrascht sein, wie viele Kollegen bereit sind, Ihnen zu folgen, und welcher langfristige Erfolg sich damit einstellen wird.