Was man beim BI-Einsatz beachten sollte

1. Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Landschaft durchführen

Bevor der Mittelständler anfängt, nach BI-Lösungen zu recherchieren, sollte er zuerst die eigenen IT-Restriktionen prüfen. Wenn die eigenen IT-Regeln etwa vorsehen, dass bei Microsoft-Software zu bleiben ist, sind einige Anbieter schon von vornherein auszuschließen. Es hat sich bewährt, die eigenen IT-Richtlinien beim BI-Anbieter einzureichen, bevor es zur Angebotserstellung kommt, damit sich der BI-Anbieter angemessen auf die Voraussetzungen des Mittelständlers einstellen kann.

2. Auswahl eines BI-Systems klug planen

Die meisten Mittelständler gehen bei der Auswahl eines BI-Systems auf ähnliche Weise vor: Die Verantwortlichen haben ein Problem und suchen im Internet nach Business-Intelligence-Anbietern. Dann laden sie fünf bis zehn Anbieter zu sich ein und fühlen sich von der Funktionsvielfalt geradezu überrollt. Nach den Präsentationen wird ihnen klar, dass sie für den Auswahlprozess bereits viel wertvolle Mitarbeiter- und Zeitressourcen verbraucht haben und trotzdem nicht wissen, welcher Hersteller ihre Anforderungen am ehesten erfüllt.

3. Klasse statt Masse: Nicht Funktionsvielfalt zählt, sondern die eigenen Kernprozesse

Daher gilt: Die Verantwortlichen im mittelständischen Unternehmen sollten sich zuerst einmal darüber klar werden, welche Unternehmensbereiche und Geschäftsprozesse nicht optimal laufen und daraufhin die Hersteller prüfen. Die meisten BI-Hersteller bieten auf ihrer Website die Option, sich die verschiedenen Softwarelösungen in praktischen Demonstrationen anzuschauen – teilweise sind diese sogar interaktiv gestaltbar. Sie verdeutlichen schon recht gut, für welche Unternehmensbereiche, Geschäftsmodelle und Branchen sie am besten geeignet sind.

Hier sollte man besonders überprüfen, inwieweit die Hersteller mit ihren Lösungen die eigenen betriebswirtschaftlichen Anforderungen unterstützen. Die drei Anbieter, bei denen sich durch die so getestete Software gezeigt hat, dass sie am besten zum eigenen Modell passen, sollte der Mittelständler dann zur Präsentation einladen.

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