E-Mail-Management in der Cloud

Mit E-Mail kann man keine Wettbewerbsvorteile gewinnen. Selbst Hobby-Bastler wollen sich nicht mehr mit E-Mail befassen. Vorbei sind die Zeiten, als Computerfreaks eigene E-Mail-Server im Keller betrieben, um spezielle E-Mail-Adressen nutzen zu können – was natürlich ansonsten niemanden interessierte. Als Google schließlich einen kostenlosen Dienst mit ähnlicher Funktionalität anbot, stieß diese stolze Gruppe einen kollektiven Seufzer der Erleichterung aus, denn sie war der Probleme schlicht überdrüssig, die das Internet in den letzten Jahren hervorgebracht hatte.

Für Unternehmen sind E-Mail-Systeme jedoch lebensnotwendig und erfordern professionelles Management. Vor allem in Großunternehmen ist E-Mail ein komplexes System mit einem wachsenden Volumen von Nachrichten und Anhängen, mit Storagebedarf und Anforderungen an ein Management, das den Policies und Regulierungen entspricht, und das zudem ständig neuen Angriffsversuchen aus dubiosen Internetquellen ausgesetzt ist.

In Bezug auf E-Mail sind IT-Abteilungen mit einer widersprüchlichen Erwartungshaltung konfrontiert. Seit Webmail ist privates E-Mail-Management relativ einfach einzurichten; im Gegensatz zu früher, als Desktop-Applikationen wie Outlook Express oder Eudora noch für die E-Mail-Server eines jeden Internet Service Providers (ISP) konfiguriert werden mussten. Inzwischen können sich Kunden sogar alter E-Mail-Konten entledigen und regelmäßig ihre Adresse ändern, um ein gewisses Maß an Anonymität zurück zu erlangen oder komplett neu zu starten. “Warum können wir nicht einfach Google Mail verwenden?” ist eine Frage, die Mitarbeiter häufig ihren IT-Abteilungen stellen. Webmail-Dienste für Verbraucher lassen die Probleme der Vergangenheit vergessen und haben die Anwendererwartungen verändert, was ein E-Mail-System leisten kann und wie, wozu auch die Fortschritte bei Web User Interface Technologien, zum Beispiel Asynchronous JavaScript und XML (AJAX), und stetig steigende E-Mail Storagekapazitäten beigetragen haben.

In Unternehmen ist das E-Mail-System jedoch geschäftskritisch und muss höhere Anforderungen erfüllen als ein E-Mail-System für Verbraucher. Wenige IT-Probleme werden daher so schnell an den Chief Information Officer (CIO) eskaliert wie E-Mail-Ausfälle. E-Mail-Systeme erfordern auch die Integration mit anderen wichtigen IT-Systemen, insbesondere mit dem Unternehmens-Directory, das eine gemeinsame Anwenderliste liefert und Authentifizierung ermöglicht. Gemeinsame Kalender und Terminplanung stellen komplexe Anforderungen dar, die vom normalen Anwender übersehen oder unterschätzt werden, ganz zu schweigen von den Risiken und Regulierungen und vom Informationsmanagement, die bei der langfristigen Speicherung von E-Mail-Nachrichten zu beachten sind.

Unterdessen stehen IT-Organisationen – bemüht um störungsfreien Betrieb kritischer Systeme wie E-Mail – unter nie nachlassendem Druck, im besten Fall keine höheren Kosten zu verursachen oder weiterhin Dienste bei Jahr für Jahr schrumpfenden Budgets bereit zu stellen. Doch Kosten lassen sich nicht beliebig senken, eine gewisse Menge an Ressourcen ist immer erforderlich, damit das Licht nicht ausgeht. Vor dem Hintergrund dieses Ringens sind die CIOs auf der Suche nach Wegen, wie IT einen relevanten und produktiven Beitrag zum Unternehmen leisten kann und nicht nur dafür sorgt, dass die Server laufen.