6. Sammeln Sie Lizenznachweise und Originaldatenträger in einem abschließbaren feuerfesten Schrank. Die Nutzung von Software ohne Lizenz verstößt gegen das Urheberrecht und kann als Straftat verfolgt werden. Daher haben Lizenznachweise nichts im Büro des Anwenders oder sogar in dessen Homeoffice verloren. Verwahren Sie sie lieber an einem sicheren Ort extern. Dieser Ort sollte nur für autorisierte Personen aus der EDV oder dem Einkauf zugänglich sein.
7. Binden Sie Ihr Lizenzmanagement in Softwareverteilung, Inventarisierung und Helpdesk ein. Wenn Sie Ihren Administratoren den Zugriff auf aktuelle Lizenzinformationen ermöglichen, können sie Benutzeranfragen effizienter bearbeiten.
8. Vergewissern Sie sich bei Cloud Computing und Virtualisierung, dass die Lizenzbedingungen Ihrer Anwendungen diese Möglichkeiten vorsehen. Falls nicht, klären Sie das notfalls mit dem Hersteller ab und verlangen Sie gegebenenfalls eine schriftliche Aussage.
9. Lassen Sie Ihr Lizenzmanagement bewerten. Es gibt zahlreiche Dienstleister, die Ihre Prozesse prüfen und die Konformität mit der guten fachlichen Praxis bestätigen. Achten Sie darauf, dass der Dienstleister nicht nur einen Hersteller betrachtet, sondern mit seinem Fragebogen alle Aspekte beleuchtet und hinterfragt.
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