Tipps für das Lizenzmanagement

1. Bestimmen Sie einen Software Asset Manager. Er kann an zentraler Stelle sicherstellen, dass in Ihrem Unternehmen ausreichend Lizenzen vorhanden sind. Dazu sollte er in die Abläufe des Einkaufs von Software, der Ablage der Lizenzen und Lizenznachweise, der Softwareverteilung sowie in die Überwachung der Support-Wege involviert sein. Durch die Abstimmung mit den Kollegen kann er Überlizensierung vermeiden, die gezielte Wiederverwertung oder den Verkauf vorhandener Lizenzen überwachen und bei der Wahl des kostengünstigsten Lizenzmodells beraten.

2. Nutzen Sie ein professionelles Software-Asset-Management-Werkzeug. Ein SAM-Tool kann Ihnen dabei helfen, auch komplexere Lizenzmodelle wie Downgrade-Rechte und legale Mehrfachinstallationen auf Desktops und Notebooks richtig darzustellen.

3. Erstellen Sie einmal im Monat eine aktuelle Übersicht über die Lizenzen in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie dabei alle PCs im Unternehmensnetz erfassen. Vergessen Sie keine Rechner, die offline sind oder sich im mobilen Einsatz befinden. SAM-Tools, die einen Software-Agenten auf jedem Gerät in Ihrem Netzwerk installieren, können hier vorbeugen. Der Agent sendet regelmäßig Statusmeldungen an das SAM-Werkzeug.

4. Bedenken Sie, dass Open-Source-Software oder Shareware im Unternehmenseinsatz oft kostenpflichtig ist. Viele Firmen setzen beispielsweise MySQL ein und vergessen, dass für dieses Produkt im kommerziellen Umfeld eine Lizenzpflicht besteht.

5. Prüfen Sie die tatsächliche Nutzung Ihrer Software. Wenn ein Mitarbeiter ein Programm in den vergangenen sechs Monaten nicht verwendet hat, können Sie die Lizenz womöglich einem anderen Kollegen zur Verfügung stellen.