Sparen mit elektronischen Rechnungen
Das finnische Unternehmen Basware, ein Anbieter von Financial-Management-Lösungen, hat auf das Einsparpotenzial elektronischer Rechnungen hingewiesen. Eine Rechnung auf Papier auszustellen, sei teuer und der Personalaufwand beachtlich. Hinzu kämen Materialkosten für Papier, Umschläge und Druck sowie das Porto.
Für den Lieferanten erstellt er eine qualifizierte elektronische Signatur, übermittelt die Rechnung an den Kunden und kümmert sich um die gesetzeskonforme Archivierung. Für den Rechnungsempfänger kann der Dienstleister die Prüfung der Signatur übernehmen, ein Prüfprotokoll erstellen und alle nötigen Daten den regulatorischen Vorgaben entsprechend archivieren. Dabei kann der Outsourcing-Partner in der Regel eine Vielzahl verschiedener Signaturformate verifizieren.
Welche juristischen Vorgaben müssen Rechnungssteller beachten?
Damit Rechnungsempfänger in Deutschland den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen können, müssen die Rechnungen mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. In welchem Format die Rechnungen übermittelt werden, schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Zudem müssen die Rechnungssteller die Zustimmung der Empfänger zur elektronischen Übermittlung einholen und die ausgestellten Rechnungen samt Schlüssel zehn Jahre lang archivieren.
Geht die elektronische Rechnung an ein ausländisches Unternehmen, so müssen natürlich die dortigen juristischen Bestimmungen für die Signatur beachtet werden. In den meisten europäischen Ländern reicht eine einfachere Signatur (“fortgeschrittene elektronische Signatur”) aus, um vor dem Gesetz zu bestehen.
Welche juristischen Vorgaben müssen die Empfänger beachten?
Die Empfänger sind verpflichtet, die Signatur zu prüfen (Verifizierung) und das Ergebnis dieser Prüfung zu dokumentieren. Dieses Protokoll muss zusammen mit der Rechnungsdatei sowie dem verwendeten Schlüssel archiviert werden.
Dabei schreibt die GDPdU-Richtlinie vor, dass alle Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren lesbar und zugleich revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Die Empfänger müssen also ein elektronisches Archiv aufbauen, das dauerhafte Ablegen der E-Mails mit den Rechnungen im Postfach reicht nicht aus.
