Sparen mit elektronischen Rechnungen

Insgesamt entstehen Kosten von bis zu 16 Euro, so Zahlen der Technologieberatung Bonpago. Elektronische Rechnungen dagegen seien günstiger: Das Münchner Institut für integriertes Qualitätsmanagement (IQM) habe in einer Studie ermittelt, dass sich die Kosten mit elektronischen Rechnungen gegenüber dem postalischen Versand um 85 Prozent senken ließen.

Wie funktioniert der elektronische Rechnungsaustausch?

Im ersten Schritt muss der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen. Dann erstellt der Lieferant auf Basis der Daten aus den operativen Systemen seine Rechnung. Sofern das Unternehmen diese Aufgabe nicht einem E-Invoicing-Spezialisten überträgt, benötigt es dafür eine den gesetzlichen Anforderungen gemäße Signaturkarte, eine entsprechende Software sowie ein Lesegerät.

Mit deren Hilfe können die Unternehmen ihre Rechnungen mit einer rechtlich einwandfreien Signatur versehen. Diese Rechnungen – häufig im PDF-Format – werden dann per E-Mail an die Empfänger geschickt. Die Signatur ist dabei entweder Teil des Rechnungsdokuments oder aber eine eigenständige Datei. Der Empfänger muss dann mit einer geeigneten Software eine rechtssichere Prüfung der Signatur vornehmen und das dazugehörige Protokoll samt Rechnung archivieren.

Da es jedoch mehrere Signaturformate gibt, sind die Empfänger gezwungen, verschiedene Lösungen für die Verifizierung parallel zu betreiben, sofern sie von mehreren Lieferanten digitale Rechnungen erhalten. Daher kann der gesamte Prozess an einen E-Invoicing-Spezialisten übertragen werden. Dieser kann für den Sender und für den Empfänger tätig werden.

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