Leitfaden Offshoring, Teil 1

Das erste Mal tut es noch weh

• Unabhängig davon, wie gut man sich vorbereitet, sind die ersten Erfahrungen mit Offshore-Outsourcing manchmal sehr schwer schwierig zu verstehen. Deshalb sollten die Erwartungen nicht zu hoch gesetzt werden und auch eine gewisse Anpassungsflexibilität bieten.
• Die neuen Herausforderungen beinhalten die Zusammenarbeit mit einem neuen Dienstleister, neue Kommunikationskanäle sind zu etablieren und zu leben, eine neue Infrastruktur aufzubauen, gegen interne Widerstände und auch Ablehnung anzugehen, ein Projekt-Team mit dem Dienstleister zu etablieren und kulturelle Unterschiede zu verstehen und Lösungsansätze zu entwickeln.
• Um Risiken zu minimieren, sollte man mit kleinen Projekten oder Aktivitäten beginnen, deren Abläufe man kennt, die nicht kritisch für den Geschäftsablauf sind. Hierzu sollte vorab eine Risk-Impact-Analyse durchgeführt werden, die das Risiko und die potentielle Auswirkung auf die Organisation untersucht und Projekte auswählt, die nicht so kritisch sind.

Offshore Motivation und Kommunikation

• Die Gründe und Motive für das Offshoring sollten klar definiert sein und im Unternehmen abgestimmt sein. Es empfiehlt sich, entsprechende Bemessungskriterien zu entwickeln, um die Zielerreichung transparent zu gestalten und bei Abweichungen entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
• Ziele für ein Offshoring sollten im Unternehmen und den betroffenen Bereichen klar kommuniziert werden, um Transparenz zu schaffen und die Mitarbeiter frühzeitig in den anstehenden Wechsel mit einbinden. Eine entsprechende Kommunikationsstrategie sollte hierzu entwickelt werden, um Gerüchte und daraus entstehende Verunsicherungen zu vermeiden.

Zielverfolgung und –messung

• Outsourcing-Ziele, die nicht dokumentiert, gemessen und verfolgt werden, ermöglichen keine objektive Betrachtung, ob die Auslagerungsaktivität nun erfolgreich war oder nicht.
• Spezielle Outsourcing-Ziele , Erfolgskriterien und objektive Kennzahlen sind hierzu zu entwickeln, um den aktuellen Stand gegen die Ziele zu bemessen.
• Eine Zusammenarbeit und Abstimmung über die Zielerreichungskriterien mit dem Dienstleister ist zu empfehlen, da die Zielerreichung auch stark vom Verständnis und Unterstützung des Dienstleisters abhängt.
• Vor dem Outsourcing sollte ein Benchmarking durchgeführt werden (Business Case), welches die erwarteten Kosten- und Einsparungsergebnisse zwischen dem Offshoring-Szenario und Status Quo darstellt. Die Soll-Betrachtung sollte dann mit dem Ist-Zustand nach dem Offshoring verglichen werden, um die Situation hinsichtlich Zielerreichung beurteilen zu können.