Leitfaden Offshoring, Teil 2

Lutz Pössneck,

Erfolgreiches Offshoring erfordert “kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren”. So lautet eine Erkenntnis von Bernd Schaefer, Partner & Managing Director beim Outsourcing-Berater TPI EuroSourcing Germany. Schaefer zeigt im Teil zwei seines Leitfadens, wobei es beim Offshoring ankommt.

Auswahl eines angemessenen Sourcing-Modells

  • Es gibt eine Vielzahl von Sourcing-Optionen (Fixed Price, Captive, Projekt- oder aufwandbezogen, ‘Times and Material’). Die meisten Unternehmen wählen Times-and-Material-Modelle, da sie eine verlässliche Kalkulationsbasis bieten, die der Kunde durch Unterstützung und Milestone-Definition im Rahmen der Projektüberwachung mit beeinflussen kann. Diese aktive Einflussnahme fördert auch den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Dienstleister mit entsprechenden Lerneffekten.
  • Fixed-Price-Modelle sind dann erfolgreich, wenn die Aufgabenstellung vorher genau definiert ist und der Dienstleister über genügend Erfahrung über den zu erbringenden Service, die Technologie und auch den Kunden verfügt. Hierzu ist häufig eine detaillierte Due-Dilligence erforderlich.
  • Die unterschiedlichen Sourcing-Modelle sind nicht exklusiv zueinander, sondern können je nach Aufgabenstellung und Erfahrung angewendet werden.

Projekt-Plan

  • Alle Projektbeteiligten sollten an der Erstellung des Projektplanes und der Zieldefinition eingebunden werden. Zudem sollten alle Aktivitäten, Termine und Projektabhängigkeiten erfasst werden und eine klare Zuordnung an die Projektbeteiligten erfolgen, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten.
  • Es empfiehlt sich, nicht separate Pläne für die Aktivitäten Offshore und Onshore zu erstellen, da dieses die Komplexität des Projektmanagements erhöht und die Transparenz minimiert.
  • Neben der genauen Projektplan-Erstellung sind auch Überwachungsmechanismen mit einzubauen, das heißt regelmäßige Überprüfung der Milestone-Erfüllung, Zielerreichung, Abweichungsanalysen und Maßnahmen zur Gegensteuerung.

Klare Definition der Zusammenarbeit

  • Klare Abstimmung und Festlegung der Zusammenarbeit zwischen den Organisationen ist kritisch, da ein genaues Verständnis über die Ressourcen-Verfügbarkeit auch den Projektplan und zeitlichen Ablauf des Projektes beeinflusst.
  • Klare Festlegung der Verantwortlichkeiten mit festen Rollen fördert das Verständnis und die Erwartungshaltung auf beiden Seiten.
  • Das Sourcing-Modell sollte partnerschaftlich gestaltet werden, wobei sowohl das Risiko als auch die Gewinne gleich verteilt werden sollten. Allerdings sollte das auslagernde Unternehmen versuchen, eine den Unternehmenszielen ausgerichtete Zusammenarbeit zu organisieren und diese Ziele nicht aus den Augen verlieren (sogenannte Controlled Partnership/ Engagement Model).
  • Innerhalb der Projektorganisation sollte es eine klare Festlegung der Eskalationswege und –kriterien geben, um Probleme frühzeitig adressieren zu können, damit diese sich nicht als ‘Showstopper’ erweisen.
  • Ein Kommunikationsmodell, welches die Häufigkeit, Kommunikationsmedien und das Format der Kommunikation beschreibt, sollte entwickelt und gelebt werden.
  • Einbindung des Managements und Vereinbarung von entsprechenden Treffen zwecks Austausch über den Projektfortschritt sollte ebenfalls frühzeitig vereinbart und festgelegt werden.