E-Mail und die digitale Steuerprüfung
Kaufmännische Briefe und Rechnungen werden seit über 500 Jahren auf dem Postweg verschickt. Anschließend wurden sie in Kellern oder Lagern aufbewahrt, damit sie für notwendige Zugriffe schnell verfügbar waren. Inzwischen läuft der Versand kaufmännischer Dokumente fast ausschließlich digital per E-Mail. Dies erfordert jedoch neue Strukturen für die Archivierung und Strukturierung der Daten.
Gemäß Bundesfinanzministerium versteht sich der Begriff “maschinelle Auswertbarkeit” als “der wahlfreie Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit.” Die Finanzbehörden können entsprechend vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er ihnen die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung stellt.
Sie können zudem fordern, dass der Steuerpflichtige selbst die Daten gemäß den Vorgaben maschinell auswertet oder von einem Dienstleister auswerten lässt, aber Sie können auch in Form eines Nur-Lesezugriffs direkt auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zugreifen. Diese drei Prüfungsmöglichkeiten können seit Anfang 2002 neben der herkömmlichen Papierprüfung kumulativ eingesetzt werden.
Die GDPdU stellen zwar fest, dass sich das Zugriffsrecht ausschließlich auf Daten beschränkt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Welche Daten jedoch steuerlich relevant sind, erklären sie nicht. Diese schwierige Aufgabe muss im Vorfeld der Aufbewahrungspflichtige selbst eigenverantwortlich übernehmen. Bei unzureichender Qualifizierung von relevanten Daten und Dokumenten kann der Prüfer gemäß GDPdU auch “verlangen, dass der Steuerpflichtige den Datenzugriff auf die betroffenen Daten nachträglich ermöglicht.”
Die Kenntnis über nicht zur Verfügung gestellte aber relevante Unterlagen, kann der Prüfer oftmals nur über die Sichtung der nach GoBS zu führenden Verfahrensdokumentation erlangen. Auf diese Verpflichtung weist das Bundesministerium der Finanzen auch in den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht hin.
