E-Mail und die digitale Steuerprüfung
Kaufmännische Briefe und Rechnungen werden seit über 500 Jahren auf dem Postweg verschickt. Anschließend wurden sie in Kellern oder Lagern aufbewahrt, damit sie für notwendige Zugriffe schnell verfügbar waren. Inzwischen läuft der Versand kaufmännischer Dokumente fast ausschließlich digital per E-Mail. Dies erfordert jedoch neue Strukturen für die Archivierung und Strukturierung der Daten.
Zu beachten ist außerdem, dass die gesetzeskonform archivierten Daten und Dokumente auf Verlangen des Prüfers während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für den unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff vorzuhalten und unter Umständen sogar in das laufende DV-System einzuspielen sind. Dies kann zu großen Problemen führen, wenn das Unternehmen in dieser Zeit auf neue Systeme oder Plattformen migriert ist.
Eventuell sind die bisherigen Formate nicht mit den neuen Anwendungen kompatibel, so dass die archivierten Daten aufwändig umformatiert werden müssen. Gerade diese Veränderung wird aber gemäß GoBS verboten. In diesem Fall gelten die GDPdU als neuere Regelung, denn hier steht: “Im Falle eines Systemwechsels ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (…) durch das neue oder ein anderes System gewährleistet wird.”
Auch hier bleibt es letztendlich in der Entscheidung des jeweiligen Prüfers, wie restriktiv er die Vorschriften auslegt. Seit 1. Januar 2009 wurden zwei neue Absätze in die Abgabenordnung aufgenommen. Einer regelt die bisher nicht erlaubte Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen außerhalb von Deutschland – unter gewissen Voraussetzungen.
Der Zweite befasst sich unter anderem mit der Nichteinhaltung der Regelungen zum Datenzugriff der Prüfungsdienste und der Möglichkeit durch den Prüfer nun ein sogenanntes Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festzusetzen. Entsprechend muss ein Unternehmen über eine IT-Infrastruktur mit Archivierungs- und Managementsystemen verfügen, die eine Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen aus GDPdU und GoBS (…) gewährleistet. Nur so ist es möglich, dass alle steuerrechtlich relevanten Daten, Dokumente und damit auch E-Mails im Originalformat für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar vorgehalten werden.
