E-Rechnung: Tipps für den Umstieg
Täglich gehen in deutschen Unternehmen Millionen Rechnungen ein. Nach Angaben des finnischen Dokumenten- und Informationslogistikers Itella kann eine verarbeitete Papier-Eingangsrechnung mehr als 10 Euro kosten. Das Unternehmen empfiehlt eine Digitalisierung des Rechnungseingangs und hat dafür Tipps veröffentlicht.
Einstiegsschwellen senken: Stellen Sie Ihre Lieferanten nicht einfach vor vollendete Tatsachen, sondern geben Sie ihnen Unterstützung an die Hand. Erstellen Sie Guidelines, wie der Lieferant in einfachen Schritten auf ‘e’ umstellen kann. Stellen Sie zunächst einfachere Prozesse um. Lassen Sie Ihre Lieferanten auch bei den nächsten Schritten nicht allein. Achten Sie auf Services, die für den Lieferanten keine Insellösung bedeuten, sondern auch für andere Kunden einsetzbar sind.
Flexibilität ausstrahlen: Keine Papierrechnung sieht gleich aus, und auch elektronische Rechnung ist nicht gleich elektronische Rechnung. Seien Sie daher flexibel und akzeptieren Sie im Rechnungseingang verschiedene Formate. Öffnen Sie insgesamt möglichst viele Eingangskanäle etwa über eine Rechnungslogistik-Plattform.
Druck erhöhen: Üben Sie letztlich gezielt und bestimmt Druck aus, ohne die Beziehung zum Lieferanten zu sehr zu belasten: Entweder werden Rechnungen in Zukunft elektronisch geschickt oder Sie erheben zum Beispiel 1 Euro Bearbeitungsgebühr pro Rechnung. Alternativ könnten für Papierrechnungen auch neue Zahlungsfristen vereinbart werden, da die Bearbeitung länger dauert. So könnte eine Zahlungsfrist von zehn Tagen etwa auf 30 erhöht werden.
