Die Experten von Basware glauben, dass die Früherkennung von Geschäftsrisiken zunehmend zur Aufgabe der Finanz- und Einkaufsabteilung wird. Damit eine frühzeitige Identifizierung der Schwachstellen möglich ist, sollte der Purchase-to-Pay-Prozess so transparent wie möglich sein. Durch die Automatisierung der Prozesskette vom Bedarf über die Genehmigung und Bestellung bis zur Rechnungsbearbeitung lassen sich Fehler vermeiden, Diskontmöglichkeiten leichter ausschöpfen und Ausgaben können leichter kontrolliert werden.
Längst haben Unternehmen auch hierzulande die Vorteile des elektronischen Rechnungsversands erkannt. Das Ausstellen und die Bearbeitung herkömmlicher Rechnungen sind teurer, fehleranfälliger und zeitaufwändiger. Beim postalischen Versand von etwa 200.000 Rechnungen pro Jahr spart der elektronische Versand allein durch den Verzicht auf Papier genug Energie, um 105 40-Watt-Glühbirnen für ein ganzes Jahr rund um die Uhr brennen zu lassen. Bislang hinken deutsche Unternehmen ihren nordeuropäischen Nachbarn bei der Umstellung auf E-Invoicing allerdings noch hinterher. Basware geht davon aus, dass 2010 deutlich mehr Unternehmen auf elektronische Rechnungen umstellen werden.
Skalierbare und offene Liefer- sowie Zahlungsnetzwerke werden immer beliebter. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Portale ermöglichen beispielsweise einen schnelleren Austausch von Dokumenten wie Rechnungen oder Bestellungen zwischen oder innerhalb des Unternehmens. Basware ist davon überzeugt, dass derartige Netzwerke noch an Bedeutung gewinnen werden – besonders bei der Auswahl von Lieferanten, der Verhandlung günstiger Konditionen oder der Beschleunigung der Zahlungsabwicklung.
Der wirtschaftliche Druck hat in den vergangenen Jahren zu einer Verschlankung der Unternehmensprozesse geführt. Eine Folge dieser Entwicklung: Viele Unternehmensbereiche wurden integriert. Andere Funktionen hingegen wie beispielsweise das Kostenmanagement wurden auf verschiedene Geschäftsbereiche verteilt, also fragmentiert. Den richtigen Umgang mit dieser widersprüchlichen Entwicklung zu finden ist für Basware eine der Herausforderungen der kommenden Jahre. Eine Umfrage von Basware unter Finanz- und Einkaufsverantwortlichen im November 2009 hat beispielsweise gezeigt, dass Unternehmen, die bei ihren Finanz- und Einkaufsprozessen bereits ein hohes Maß an Automatisierung und Integration umgesetzt haben, ihre strategischen Ziele eher erreichen konnten.
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Re: Finanzen und Beschaffung: Die IT Trends 2010
...dass Unternehmen, die bei ihren Finanz- und Einkaufsprozessen bereits ein hohes Maß an Automatisierung und Integration umgesetzt haben, ihre strategischen Ziele eher erreichen konnten, steht außer Frage. Eine aktuelle Umfrage der buw-Unternehmensgruppe zusammen mit PricewaterhouseCoopers zeigt aber auch, dass Unternehmen ihren Standardisierungs- und Automatisierungsgrad noch nicht ausgeschöpft haben und vor allem auch die oben angesprochene Dezentralität von Standorten und Geschäftsbereichen eine entscheidende Rolle spielt.
Die einfachste Umsetzungsvariante bietet daher oft die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister, gerade in knappen Zeiten. Läuft die Lösung on demand können Einsparungen ab dem ersten Dokument oder Vorgang realisiert werden. Technische Neuerungen und rechtliche Vorschriften werden außerdem direkt vom Dienstleister angewendet. Gerade auf Basis solcher SaaS-Konzepte und Netzwerke wird sich wie im Artikel erwähnt auch in Deutschland in Zukunft eine schrittweise Migration hin zu elektronischen Rechnungen vollziehen. Sowohl bei der Beschaffung, als auch beim e-Invoicing handelt es sich um Prozesse, die voneinander profitieren und Abläufe stark vereinfachen können. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass auch in Deutschland die Abteilungsgrenzen im Sinne des Gesamtunternehmens überwunden werden können.
Viele Grüße
R. Schlotmann - Itella