Im folgenden Beispiel werden die Kosten für den Betrieb einer typischen SAP-Implementierung durch externe Dienstleister miteinander verglichen. Alle Studienteilnehmer haben eine vergleichbare Größe und eine “mittlere” Komplexität. Der Betrieb der Applikationen wird jeweils als höchst unternehmenskritisch eingestuft – was entsprechende Service Level Agreements zur Folge hat. Die externe Dienstleistung enthält die Basisleistungen Incident- und Problem-Management, User Administration sowie Change-Management zur Aufrechterhaltung des Betriebes. Dabei ergeben sich, nach Normierung der Dienstleistungskosten auf den Standort Deutschland, folgende Preisspannen für den Betrieb der SAP-Module SAP/FI, SAP/CO und SAP/BW pro Instanz und Jahr:
Die Kostentreiber beim SAP-Betrieb lassen sich in unterschiedliche Kategorien einteilen. Die erste und wichtigste Frage, die ein Anwender für sich beantworten muss, lautet: Wie kritisch ist ein SAP-Ausfall für mein Unternehmen? Wir fordern unsere Kunden stets auf, die Folgen eines SAP-Ausfalls zu quantifizieren. Erst damit können Mehrkosten für ein höheres Service Level gerechtfertigt oder gestrichen werden.
Der zweite Bereich betrifft die Service Level Agreements. Im gerade gezeigten Beispiel erfordern die SAP-Applikationen durch die Relevanz im Unternehmen sehr hohe umfangreiche Service Level Agreements, so dass hier nur ein geringer Spielraum für Kostensenkungen liegt.
Kostentreiber Nummer drei ist der Leistungsumfang des Servicevertrages: Welche Leistungen werden durch einen Servicevertrag abgedeckt – und welche eben nicht? Die im Beispiel miteinander verglichenen Basisleistungen umfassen noch kein Release-Wechsel, Monitoring, Enterprise Job Sceduling oder Capacity Management. Die Kosten für diese Dienstleistungen, die im Umfang von Anwender zu Anwender variieren können, liegen meist in der gleichen Größenordnung wie die Kosten für die Basisleistungen.
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